Touchless Invoice Processing bedeutet, dass eine Lieferantenrechnung ohne manuelle Eingabe erfasst, abgeglichen, freigegeben und gebucht wird.
Touchless Invoice Processing beschreibt einen Kreditorenprozess, in dem eine eingehende Lieferantenrechnung gelesen, identifiziert, mit Bestellung oder Vertrag abgeglichen, gegen die Regeln validiert und gebucht wird, ohne dass irgendwo ein Tastendruck nötig wäre. Es ist eine Eigenschaft der einzelnen Rechnung und nicht der Abteilung, wird also als Anteil am Volumen gemessen: Ein Team ist nicht touchless oder nicht, es verarbeitet einen bestimmten Prozentsatz seiner Rechnungen touchless. Der verwandte Begriff First Pass Yield misst dasselbe beim ersten Durchlauf, vor jeder Nacharbeit.
Das wirtschaftliche Argument betrifft weniger den Personalbestand als Durchlaufzeit und Planbarkeit. Jeder manuelle Schritt erzeugt eine Warteschlange, und Warteschlangen haben eine Streuung: Eine Rechnung kann in einer Stunde oder in drei Wochen gebucht sein, je nachdem wer gerade in den Ferien ist. Diese Streuung kostet Skonti, macht die Abgrenzung zum Monatsende zur Schätzung und erzeugt Lieferantenmahnungen. Ein touchless Ablauf verändert zudem das Fehlerprofil: Fehler werden systematisch und damit auffindbar statt zufällig, weil für jede Rechnung dieselbe Regel gilt statt der Handschrift der erfassenden Person.
Business Central liefert die Bausteine, nicht den fertigen Ablauf. Eingehende Belege können eine gescannte oder per E-Mail zugestellte Rechnung tragen und mit einem Einkaufsbeleg verknüpft werden; das E-Document-Framework und das Peppol-Format machen die Erfassung für Lieferanten, die strukturierte Rechnungen senden, vollständig überflüssig, was der einzige wirklich berührungsfreie Eingangskanal ist, weil nichts gelesen werden muss; gebuchte Wareneingangszeilen lassen sich in eine Rechnung übernehmen; Genehmigungsworkflows mit Betragsgrenzen steuern, was eine Unterschrift braucht; die Aufgabenwarteschlange führt Schritte im Hintergrund aus. Nicht Standard ist die Entscheidungslogik dazwischen: die richtige Bestellung finden, wenn die Rechnung keine saubere Referenz trägt, Sachkonto und Dimensionen je Kreditor über eine einfache Einrichtung hinaus vorbelegen, Differenzen innerhalb einer Toleranz freigeben und Fehlschläge in einer gesteuerten Warteschlange halten. Zentriq Document Capture setzt genau dort an: liest den Beleg und bereitet einen abgeglichenen Entwurf zur Freigabe durch eine Person vor; gebucht wird nie eigenmächtig, und die Produktseite beschreibt den Umfang.
Beispiel: Ein Standort erhält monatlich 500 Lieferantenrechnungen. 180 kommen als Peppol-Belege mit sauberer Bestellreferenz und stimmen Zeile für Zeile, also weder Lesen noch Erfassen. Weitere 140 sind gescannte PDF, die korrekt erkannt und innerhalb der vereinbarten Toleranz abgeglichen werden. Die restlichen 180 haben keine Bestellung, enthalten zu verteilende Frachtkosten oder sind Gutschriften ohne Bezug zur Originalrechnung. Selbst wenn alles funktioniert, ist dieses letzte Drittel strukturell manuell: Die realistische Touchless-Quote liegt hier bei rund 64 Prozent, und der Hebel liegt im Beschaffungsverhalten hinter diesen 180 Rechnungen, nicht in der Erkennung.
Der übliche Fehler besteht darin, hundert Prozent anzustreben und viel Geld in den Rest zu stecken. Die verbleibenden Rechnungen sind aus strukturellen Gründen manuell: keine Bestellung vorhanden, eine Verteilung, die eine Beurteilung erfordert, oder ein Lieferant, der in einem Format fakturiert, das niemand steuert. Der zweite Fehler liegt in der Messung: Ein binäres Kennzeichen berührt oder unberührt verdeckt die Rechnung, die fünfmal geöffnet wurde. Wer die Anzahl Zugriffe pro Rechnung zählt und die Nacharbeit neben der Touchless-Quote verfolgt, erhält ein ehrlicheres Bild.
Nicht zwingend. Viele Organisationen betrachten eine Rechnung als touchless, wenn weder Erfassung noch Abweichungsklärung nötig waren, auch wenn die interne Richtlinie weiterhin einen Freigabeklick verlangt. Legen Sie fest, welche der beiden Definitionen Sie ausweisen.
Rechnungen ohne Bestellung, nachträglich erfasste Bestellungen sowie Preise oder Mengeneinheiten, die nicht der Vereinbarung entsprechen. Alle drei sind Beschaffungsverhalten und keine Softwareprobleme, weshalb eine bessere Belegerkennung allein die Quote selten deutlich verschiebt.
Die KI-Tools von Zentriq automatisieren viele der manuellen Prozesse rund um touchless invoice processing (verarbeitung ohne manuellen eingriff) in Business Central. Mehr über den Zentriq Agent erfahren oder Zentriq PunchOut ausprobieren um zu sehen, wie KI den Einkauf in BC vereinfacht.