15. Januar 2025 · 9 Min. Lesezeit · Vom Zentriq-Team
Die Kreditorenbuchhaltung (KB) ist einer der arbeitsintensivsten Prozesse in jeder Finanzabteilung. Für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzen, umfasst der KB-Workflow typischerweise den Eingang von Lieferantenrechnungen, deren manuelle Erfassung im System, den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen, die Klärung von Abweichungen und die Abwicklung von Zahlungen. Jeder Schritt ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
In diesem Artikel beleuchten wir die zentralen KB-Schmerzpunkte in Business Central und zeigen, wie KI-Automatisierung die manuelle Arbeit auf jeder Stufe eliminiert, vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.
Der grösste Zeitfresser in der KB ist das Eintippen von Rechnungsdaten in Business Central. Für jede Rechnung muss der KB-Sachbearbeiter den Lieferanten identifizieren, einen Einkaufsrechnungsdatensatz anlegen, jede Position erfassen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, GL-Konto), Steuerinformationen ergänzen sowie Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum eingeben. Eine Rechnung mit 10 Positionen erfordert manuell 5-15 Minuten.
Bei einem Unternehmen, das 200 Rechnungen pro Monat verarbeitet, sind das 17-50 Stunden reine Dateneingabe, allein für die Rechnungserfassung. Und die Fehlerquote bei manueller Erfassung liegt typischerweise bei 1-3 %, das heisst, mehrere Rechnungen pro Monat enthalten Fehler, die Zahlungsverzögerungen, Lieferantenstreitigkeiten oder Prüfungsfeststellungen verursachen.
Der 3-Wege-Abgleich ist der Prozess, mit dem überprüft wird, ob eine Rechnung sowohl mit der Bestellung (was bestellt wurde) als auch mit dem Wareneingang (was empfangen wurde) übereinstimmt. In Business Central bedeutet dies, die Rechnungspositionen mit den Bestellzeilen und den gebuchten Wareneingängen abzugleichen und dabei Mengen, Preise und Beträge zu prüfen.
Wenn alles übereinstimmt, ist es unkompliziert. Doch bei Abweichungen, einer Teillieferung, einer Preisänderung, einer Mengendifferenz, muss der KB-Sachbearbeiter recherchieren. Das erfordert oft das Prüfen mehrerer Seiten in BC, Kontakt mit dem Lieferanten, Rücksprache mit dem Einkaufsteam und Ermessensentscheidungen. Die Klärung von Abweichungen kann pro Rechnung 15-30 Minuten in Anspruch nehmen.
Die meisten Unternehmen verlangen eine Genehmigung für Rechnungen oberhalb bestimmter Schwellenwerte oder ausserhalb der Vertragsbedingungen. In Business Central ist die Einrichtung von Genehmigungsworkflows möglich, aber oft umständlich. KB-Sachbearbeiter greifen häufig auf E-Mail-basierte Genehmigungen zurück, die keinen Prüfpfad bieten und Engpässe verursachen, wenn Genehmigende langsam reagieren.
Sobald Rechnungen genehmigt und gebucht sind, müssen sie in die Zahlungsläufe aufgenommen werden. KB-Teams müssen auswählen, welche Rechnungen bezahlt werden, Skonti berücksichtigen, das Timing des Cashflows steuern und Zahlungsdateien für die Bank erstellen. In Business Central umfasst dies das Zahlungsbuchblatt, die Kreditorenposten und Bankexportformate, ein Prozess, der sorgfältige Aufmerksamkeit erfordert, um Doppelzahlungen oder verpasste Skonti zu vermeiden.
KI-Rechnungsverarbeitung eliminiert die manuelle Dateneingabe, indem sie Rechnungen so liest, wie es ein Mensch tun würde, aber in Sekunden statt Minuten. So funktioniert es mit Zentriq Document Capture:
Der gesamte Prozess dauert unter 30 Sekunden pro Rechnung, gegenüber 5-15 Minuten manuell. Die KI-Genauigkeit übersteigt 95 % bei Standard-Rechnungsformaten, und jede Extraktion wird zur Prüfung durch einen Menschen angezeigt, nichts wird ohne Ihre Genehmigung gebucht.
Sobald die Rechnungsdaten in BC vorliegen, ist der nächste Schritt der Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen. Zentriq kann dabei unterstützen, indem die Rechnungspositionen mit offenen Bestellzeilen und gebuchten Wareneingängen abgeglichen, Übereinstimmungen hervorgehoben und Abweichungen zur Prüfung markiert werden.
Bei Rechnungen, die perfekt übereinstimmen, bestätigt und bucht der KB-Sachbearbeiter einfach. Bei Abweichungen zeigt die KI genau, welche Positionen nicht übereinstimmen und worin die Differenzen bestehen, was die Zeit für den manuellen Dokumentenvergleich einspart.
Die integrierten Genehmigungsworkflows von Business Central lassen sich so konfigurieren, dass Rechnungen anhand von Betrag, Lieferant oder Abteilung an die richtige genehmigende Person weitergeleitet werden. In Kombination mit KI-extrahierten Daten sehen Genehmigende von Anfang an vollständige, korrekte Rechnungsdatensätze, was das Hin und Her reduziert und den Genehmigungszyklus beschleunigt.
Für Unternehmen, die Microsoft Teams nutzen, können BC-Genehmigungsbenachrichtigungen direkt an Teams-Kanäle gesendet werden, sodass Genehmigende vom Smartphone oder Desktop aus prüfen und genehmigen können.
Wenn Rechnungen korrekt erfasst und zeitnah gebucht werden, werden Zahlungsläufe deutlich unkomplizierter. KB-Teams können die Funktion „Kreditorenzahlungen vorschlagen“ in BC mit Vertrauen nutzen, da die zugrunde liegenden Rechnungsdaten korrekt und vollständig sind. KI-Unterstützung kann zudem dabei helfen, Skonto-Möglichkeiten zu erkennen, „Welche diese Woche fälligen Rechnungen bieten Skonto?“, über den Zentriq Agent.
Berechnen wir den Ertrag für ein Unternehmen, das 200 Rechnungen pro Monat verarbeitet:
Gesamt: ~48 eingesparte Stunden pro Monat, fast ein Drittel eines Vollzeitmitarbeitenden, allein durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung. Berücksichtigt man vermiedene Verzugszinsen, genutzte Skonti und verbesserte Lieferantenbeziehungen, ist der Gesamtwert noch höher.
Die KB-Automatisierung entfaltet ihre grösste Wirkung, wenn sie Teil eines vollständigen Procure-to-Pay-Workflows ist. Wenn Sie KI-Warenkorberfassung (zum Erstellen von Bestellungen von Lieferantenwebsites) mit KI-Dokumentenverarbeitung (zur Rechnungserfassung) kombinieren, ist die gesamte Kette automatisiert:
Bei der KB-Automatisierung geht es nicht darum, Menschen aus dem Prozess zu entfernen. Es geht darum, die manuelle Dateneingabe zu eliminieren, damit sich Ihr KB-Team auf Ausnahmen, Lieferantenbeziehungen und Cashflow-Strategie konzentrieren kann, die Arbeit, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordert.
Zentriq macht die KB-Automatisierung für Business-Central-Anwender jeder Grösse zugänglich. Keine komplexe Einrichtung, keine lieferantenspezifische Integration und kein Mindestvolumen. Laden Sie noch heute Ihre erste Rechnung hoch und erleben Sie die KI-Extraktion in Aktion.
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