Aktualisiert März 2026 · 15 Min. Lesezeit
Beschaffungsautomatisierung ist der Einsatz von Software, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben im Einkaufszyklus innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central zu ersetzen. Statt Bestellungen von Hand zu tippen, Lieferantendaten von Websites zu kopieren oder Rechnungspositionen manuell zu erfassen, übernehmen Automatisierungstools die Schritte der Dateneingabe, Validierung und Datensatzerstellung, sodass sich Einkaufsteams auf Entscheidungen, Genehmigungen und Lieferantenbeziehungen konzentrieren können.
Speziell in Business Central deckt die Beschaffungsautomatisierung alles ab, vom Befüllen von Bestellanforderungs-Buch.-Blättern und Erstellen von Bestellungen bis hin zur Verarbeitung eingehender Rechnungen und zum Abgleich von Kreditorenzahlungen. Die neueste Automatisierungsgeneration wird von KI angetrieben statt von starren Vorlagen oder Integrationen pro Lieferant, was bedeutet, dass sie über alle Lieferanten und Dokumentformate hinweg funktioniert, ohne dass für jeden eine eigene Einrichtung nötig ist. Tools wie Zentriq PunchOut, Document Capture und der Zentriq Agent stehen für diesen neuen Ansatz.
Jeder Beschaffungszyklus in Business Central durchläuft fünf Phasen. Diese zu verstehen ist unerlässlich, bevor man sie automatisiert.
Der Beschaffungszyklus beginnt, wenn ein Bedarf erkannt wird. Ein Produktionsteam benötigt Rohstoffe, ein Büro braucht Material oder ein Projekt erfordert Spezialausrüstung. In Business Central wird dieser Bedarf in einem Bestellanforderungs-Buch.-Blatt erfasst, einem Planungswerkzeug, das den Einkaufsbedarf aus mehreren Quellen (Verkaufsaufträge, Produktionsaufträge, manuelle Einträge) bündelt, bevor Bestellungen erstellt werden. Das Bestellanforderungs-Buch.-Blatt dient als Vorbereitungsbereich, in dem Einkäufer prüfen, Mengen anpassen, Lieferanten zuweisen, Preise validieren und Artikel nach Lieferant gruppieren können, bevor sie sich zu einem Kauf verpflichten.
Sobald der Bedarf im Bestellanforderungs-Buch.-Blatt validiert und genehmigt ist, besteht der nächste Schritt im Erstellen einer Bestellung. Die BC-Funktion „Aktionsmeldungen durchführen“ wandelt Bestellanforderungszeilen in Bestellungen um, gruppiert nach Lieferant. Die Bestellung ist das formale Dokument, das Ihr Unternehmen zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu vereinbarten Mengen, Preisen und Lieferbedingungen verpflichtet. Sie durchläuft einen Genehmigungs-Workflow, wenn Ihr Unternehmen vor der Freigabe eine Freizeichnung verlangt. Nach der Freigabe wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet.
Wenn die Waren eintreffen, erfasst das Lagerteam einen Wareneingang zur Bestellung. Dies aktualisiert die Lagerbestände, erzeugt Artikelposten und verbucht, falls die erwartete Kostenbuchung aktiviert ist, Einkaufskosten im Hauptbuch. BC unterstützt Teillieferungen, sodass Sie einen Teil der Bestellung jetzt und den Rest später vereinnahmen können. Jeder Wareneingang wird zur Nachvollziehbarkeit mit einem gebuchten Einkaufseingang dokumentiert.
Der Lieferant sendet eine Rechnung für die gelieferten Waren. Die Kreditorenbuchhaltung erstellt eine Einkaufsrechnung in BC und erfasst Rechnungsnummer, Daten, Positionen und Beträge des Lieferanten. Die Rechnung wird per Drei-Wege-Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen, um zu prüfen, dass Bestelltes, Erhaltenes und Berechnetes übereinstimmen. Abweichungen werden vor der Buchung zur Prüfung markiert.
Nach der Buchung der Rechnung entsteht ein Kreditorenposten mit einem Fälligkeitsdatum, das auf den Zahlungsbedingungen des Lieferanten basiert. Das Kreditorenteam nutzt Zahlungs-Buch.-Blätter, um Rechnungen zur Zahlung auszuwählen und den Cashflow zu optimieren, indem es Skonti nutzt, wo verfügbar. Sobald die Zahlung gebucht ist, wird der Kreditorenposten ausgeglichen und der Beschaffungszyklus ist abgeschlossen.
Traditionell bedeutet das Befüllen eines Bestellanforderungs-Buch.-Blatts, Artikelnummern, Mengen und Lieferantencodes von Hand einzutippen oder aus Lieferanten-E-Mails und -Websites zu kopieren. KI beseitigt diesen Engpass vollständig. Zentriq PunchOut erfasst einen kompletten Lieferantenwarenkorb von jeder E-Commerce-Website und erstellt Bestellanforderungs-Buch.-Blattzeilen mit korrektem Lieferanten, Artikelreferenzen, Mengen und vorausgefüllten Preisen. Was früher 15 Minuten manuelle Dateneingabe dauerte, geschieht in weniger als 30 Sekunden.
Der Zentriq Agent kann Bestellungen aus Befehlen in natürlicher Sprache erstellen: „Erstelle eine Bestellung über 100 Einheiten von Artikel 1000 bei Lieferant 10000.“ Er validiert die Daten gegen Ihre BC-Datensätze, zeigt Ihnen eine Vorschau und wartet vor der Buchung auf Ihre Genehmigung. Für Teams, die Bestellungen durch Genehmigungs-Workflows leiten, beschleunigt KI den Erstellungsschritt, ohne Kontrollen zu umgehen.
KI beginnt, die Wareneingangsphase über die Verarbeitung von Lieferscheinen zu unterstützen. Laden Sie ein Foto oder PDF eines Lieferscheins in den Agent hoch, und er extrahiert Artikeldetails, Mengen und Bestellbezüge, was Lagerteams hilft, eingehende Waren ohne manuellen Abgleich gegen die ursprüngliche Bestellung zu prüfen.
In der Rechnungsverarbeitung hat KI die dramatischste Wirkung. Zentriq Document Capture liest jede Lieferantenrechnung, PDF oder Bild, und extrahiert Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Positionen, Steuer und Summen. Es ordnet den Lieferanten automatisch den BC-Datensätzen zu, erstellt einen Einkaufsrechnungsentwurf und markiert etwaige Abweichungen zur Bestellung. Die Bearbeitungszeit sinkt von über 8 Minuten pro Rechnung auf unter 30 Sekunden.
Während die Zahlungsausführung selbst weiterhin von Banking-Protokollen und Treasury-Kontrollen geregelt wird, unterstützt KI bei der Zahlungsvorbereitung. Der Agent kann Fragen beantworten wie „Welche Rechnungen sind diese Woche fällig?“ oder „Wie hoch ist der offene Saldo bei Lieferant 20000?“ und verschafft Kreditorenteams sofortige Transparenz über Zahlungsverpflichtungen, ohne durch mehrere BC-Seiten navigieren zu müssen.
Die Automatisierung der Bestellerstellung ist für die meisten BC-Teams der wirkungsvollste Startpunkt. Ob Sie Bestellungen aus Bestellanforderungs-Buch.-Blättern, Rahmenbestellungen oder direkten Befehlen erzeugen, KI kann die Dateneingabe übernehmen, während Sie die volle Kontrolle über Genehmigungen und Freigaben behalten.
Die Kreditorenbuchhaltung ist eine der arbeitsintensivsten Funktionen in der Beschaffung. Die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen umfasst das Identifizieren des Lieferanten, das Übertragen von Positionen, den Abgleich mit Bestellungen und das Validieren von Summen, ein Prozess, den KI von Minuten auf Sekunden pro Dokument verdichten kann.
Der grösste Zeitfresser in der Beschaffung ist die Übertragung von Daten von Lieferanten-Websites in Business Central. Klassische PunchOut-Kataloge lösen dies für eine Handvoll integrierter Lieferanten, doch die KI-basierte Warenkorberfassung funktioniert auf jeder E-Commerce-Site, von Galaxus und Distrelec bis Amazon Business und spezialisierten Nischen-Shops, ganz ohne Integration auf Lieferantenseite.
Über Dokumentenverarbeitung und Warenkorberfassung hinaus dient KI als dialogorientierte Schnittstelle zu Ihren Business-Central-Daten. Statt zur richtigen Seite zu navigieren, Filter anzuwenden und Ergebnisse zu durchsuchen, stellen Sie eine Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine sofortige Antwort, mit Links zu den Quelldatensätzen.
Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Beschaffungsmuster, von der hochfrequenten Nachbestellung in der Lebensmittel- und Getränkebranche bis zum lieferantenübergreifenden Projekteinkauf von Bauunternehmen. So lässt sich die Beschaffungsautomatisierung auf Ihre Branche anwenden:
Das Einrichten der KI-gestützten Beschaffungsautomatisierung in Business Central dauert etwa fünf Minuten. Es gibt keine Infrastruktur bereitzustellen, keine Vorlagen zu konfigurieren und keine Lieferantenintegrationen auszuhandeln. So fangen Sie an:
Jede Zentriq-Funktion arbeitet über Ihre bestehenden BC-Berechtigungen mittels delegiertem OAuth-2.0-Zugriff. Die KI kann niemals auf mehr Daten zugreifen als Sie selbst, und jede Schreibaktion erfordert Ihre ausdrückliche Genehmigung, bevor ein Datensatz erstellt oder geändert wird.
Starten Sie kostenlos, 15 Agent-Nachrichten pro Monat, plus 8 PunchOut-Erfassungen zum Ausprobieren. Keine Kreditkarte erforderlich.
Preise ansehenDemo anfragen