Eine Business-Central-Funktion, die empfangene Dateien wie Kreditorenrechnungen ablegt und daraus Belege oder Buch.-Blattzeilen erstellt, wobei die Datei mit dem Ergebnis verknüpft bleibt.
Eingehende Belege ist eine Standardfunktion von Business Central, um empfangene Dateien zu erfassen, typischerweise Kreditorenrechnungen als PDF oder Foto, bevor daraus etwas im System wird. Jede Datei wird als Datensatz auf der Seite Eingehende Belege registriert, wo sie geprüft, kommentiert und optional durch einen Genehmigungsworkflow geführt werden kann.
Aus einem eingehenden Beleg erstellen Sie dann den eigentlichen Beleg: eine Einkaufsrechnung, eine Einkaufsgutschrift, einen Verkaufsbeleg oder eine Fibu Buch.-Blattzeile. Die Verknüpfung überlebt das Buchen: Von einem gebuchten Beleg oder seinen Sachposten gelangen Sie jederzeit zurück zur Originaldatei, was Revisoren schätzen.
Der klassische OCR-Ablauf stützte sich auf die eingebaute OCR-Dienst-Integration (auf Basis von Lexmark ICS), die das PDF zur Erkennung verschickte und den Beleg aus den zurückgelieferten Daten erstellte. Diese Integration ist veraltet: Strukturierte E-Rechnungen laufen heute über das E-Documents-Framework, unstrukturierte PDFs über KI-basierte Capture-Apps.
Das Muster, das man sich merken sollte, ist der Prüfpfad: zuerst die Datei, dann der Beleg, die Verknüpfung für immer. Zentriq Document Capture folgt ihm mit KI-Extraktion: Sie laden eine PDF-Rechnung hoch, und in Business Central entsteht ein Einkaufsrechnungsentwurf, den Sie vor dem Buchen prüfen.
Die KI-Tools von Zentriq automatisieren viele der manuellen Prozesse rund um eingehende belege (incoming documents) in Business Central. Mehr über den Zentriq Agent erfahren oder Zentriq PunchOut ausprobieren um zu sehen, wie KI den Einkauf in BC vereinfacht.