Aufwendungen, die in einer Periode angefallen, aber noch nicht fakturiert sind, und per Buchung erfasst werden, damit die Periode den echten Aufwand zeigt.
Abgegrenzte Aufwendungen, im Englischen accrued expenses, sind Kosten, die in einer Periode bereits angefallen sind, für die aber noch keine Lieferantenrechnung vorliegt. Nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung gehört der Aufwand in die Periode der Leistungserbringung und nicht in jene, in der der Beleg eintrifft; der Betrag wird deshalb geschätzt und zum Periodenende als Verbindlichkeit gebucht. Die grösste Einzelkategorie ist in den meisten Unternehmen der Wareneingang ohne Rechnung, also Lieferungen oder Leistungen zu einer Bestellung, die noch nicht fakturiert wurde.
Ohne Abgrenzung weist die Periode künstlich tiefe Kosten und eine künstlich hohe Marge aus, und der fehlende Aufwand landet im Folgemonat, wo er das Bild erneut verzerrt. Der Effekt verstärkt sich bei ungleichmässigen Volumen: Ein Lager, das in der letzten Quartalswoche stark vereinnahmt, trägt eine wesentliche unfakturierte Position, und wird sie nicht gebucht, ist das Quartalsergebnis um genau diesen Betrag falsch. Abgrenzungen sind zugleich eine Kontrolle, denn der Saldo Wareneingang ohne Rechnung ist die direkte Liste jener Bestellungen, bei denen Eingang und Rechnung nicht zusammengefunden haben; genau dort verstecken sich Doppelzahlungen und vergessene Gutschriften.
Business Central erledigt einen Teil davon für Artikel automatisch. Ist in der Lagereinrichtung die Buchung erwarteter Kosten in die Finanzbuchhaltung aktiviert, bucht eine Einkaufslieferung die erwarteten Kosten auf Zwischenkonten, das Bestandskonto (Zwischenkonto) aus der Lagerbuchungsmatrix und das Bestandsabgrenzungskonto (Zwischenkonto) aus der Buchungsmatrix; diese Buchungen werden beim Buchen der Einkaufsrechnung wieder aufgelöst. Die unfakturierte Position ist zudem im Feld gelieferte, nicht fakturierte Menge auf den Bestellzeilen sichtbar. Nicht automatisch ist alles, was kein Artikel ist: Einkaufszeilen vom Typ Sachkonto oder Ressource sowie Energie, Abonnemente, Honorare und jede Kostenart ohne Bestellung müssen manuell abgegrenzt werden, üblicherweise über ein wiederkehrendes Fibu Buchungsblatt mit Stornomethode, damit sich die Buchung am ersten Tag der Folgeperiode auflöst.
Zum Abschluss per 31. Dezember hat das Lager am 27. Dezember Rohmaterial für 40 000 CHF zu einer offenen Bestellung erhalten, die Rechnung trifft am 8. Januar ein. Eine Beratungsleistung über 12 000 CHF wurde im Dezember erbracht und wird im Januar fakturiert, der Stromaufwand für Dezember wird auf 3 500 CHF geschätzt. Der Artikelzugang liegt bei aktivierter Buchung erwarteter Kosten bereits auf den Zwischenkonten; manuell abzugrenzen sind daher 12 000 plus 3 500, also 15 500 CHF, gebucht per 31. Dezember gegen abgegrenzte Aufwendungen und storniert per 1. Januar. Der insgesamt im Dezember erfasste unfakturierte Aufwand beträgt 40 000 plus 15 500, also 55 500 CHF.
Der klassische Fehler ist die Doppelerfassung: Die Abgrenzung wird gebucht, die Rechnung trifft in der neuen Periode ein, und die Auflösung wurde nie eingeplant, sodass der Aufwand zweimal im Ergebnis steht. Stornobuchungen und ein dokumentiertes Auflösungsdatum sind die übliche Absicherung. Das zweite Problem ist ein alternder Saldo Wareneingang ohne Rechnung, in dem Zugänge aus früheren Monaten unabgeglichen liegen, weil zu viel vereinnahmt, unterliefert abgeschlossen oder unter einem anderen Kreditor fakturiert wurde; die meisten Finanzteams prüfen diesen Saldo monatlich nach Alter und behandeln alles über sechzig Tage als Prozessfehler statt als blosse Periodenverschiebung.
Eine Abgrenzung betrifft Kosten, die dem Grunde nach sicher und der Höhe nach nahezu sicher sind; es fehlt nur die Rechnung. Eine Rückstellung betrifft eine Verpflichtung, deren Höhe oder Zeitpunkt tatsächlich unsicher ist und deren Ausgang geschätzt werden muss.
Es ist eine Teilmenge. Wareneingang ohne Rechnung ist die unfakturierte Position aus Bestellzugängen, während abgegrenzte Aufwendungen auch Kosten ohne jede Bestellung umfassen, etwa Energie oder Honorare.
Die KI-Tools von Zentriq automatisieren viele der manuellen Prozesse rund um accrued expenses (abgegrenzte aufwendungen) in Business Central. Mehr über den Zentriq Agent erfahren oder Zentriq PunchOut ausprobieren um zu sehen, wie KI den Einkauf in BC vereinfacht.