GRNI ist die Verbindlichkeit für bereits erhaltene, aber noch nicht fakturierte Lieferungen, die bis zum Rechnungseingang auf einem Interimskonto liegt.
Goods Received Not Invoiced, kurz GRNI, bezeichnet den Wert von Waren oder Leistungen, die ein Unternehmen bereits erhalten hat, für die aber noch keine Lieferantenrechnung gebucht ist. Rechnungslegung verlangt, Aufwand und Verbindlichkeit beim Übergang der Verfügungsmacht zu erfassen, also beim Wareneingang und nicht erst, wenn der Beleg nachkommt. Der Betrag liegt deshalb auf einem Interims- oder Abgrenzungskonto. Trifft die Rechnung ein und wird abgeglichen, wird die Interimsbuchung aufgelöst und die eigentliche Kreditorenverbindlichkeit tritt an ihre Stelle. Andere Bezeichnungen sind abgegrenzte Einkäufe, nicht fakturierte Wareneingänge oder in manchen Systemen das WE/RE-Konto.
Ohne diesen Mechanismus hängt es von der Fakturiergeschwindigkeit jedes Lieferanten ab, in welcher Periode ein Aufwand landet, was die Monatsmarge aus Gründen bewegt, die mit dem Geschäft nichts zu tun haben. Der Saldo ist zudem eine der besten Diagnosen für die Sauberkeit des Procure-to-Pay: Ein alternder GRNI-Saldo bedeutet meist Wareneingänge für später retournierte Lieferungen, Rechnungen, die als eigenständige Belege statt gegen den Wareneingang gebucht wurden, sodass der Aufwand doppelt erfasst ist, oder dauerhaft offene Bestellungen. Die Revision schaut in beide Fehlerrichtungen: zu tiefe Verbindlichkeiten auf der einen, zu hohe Vorräte oder Kosten auf der anderen Seite.
In Business Central ist der Mechanismus für Lagerartikel nativ, sofern die Buchung erwarteter Kosten in die Finanzbuchhaltung in der Lagereinrichtung aktiviert ist. Das Buchen eines Wareneingangs erzeugt dann Interimsbuchungen auf den Konten aus Lagerbuchungseinrichtung und Buchungsmatrix-Einrichtung, und das Buchen der Rechnung löst sie auf und erfasst die tatsächlichen Kosten. Für Zeilen, die keine Lagerartikel sind, typischerweise Sachkontozeilen und Dienstleistungen, entsteht keine Interimsbuchung; diese Abgrenzungen müssen zum Periodenende manuell über eine stornierbare Fibu-Journalbuchung erfasst werden. Zur Einschätzung des Volumens führen Bestellzeilen die gelieferte, nicht fakturierte Menge sowie den entsprechenden Betrag, beides lässt sich in der Zeilenansicht einblenden. Die Abstimmung besteht darin, den Saldo des Interimskontos mit der Summe dieser Beträge über alle offenen Bestellungen zu vergleichen. Einen fertigen GRNI-Altersbericht, der das für Sie erledigt, liefert Business Central nicht mit.
Beispiel: Am 28. September werden 500 Einheiten von einem Komponentenlieferanten zu CHF 24.00 vereinnahmt, also liegen zum Monatsende CHF 12'000 auf dem Interimskonto. Die Rechnung trifft am 6. Oktober über CHF 24.60 ein, also CHF 12'300. Beim Buchen werden die CHF 12'000 aufgelöst und die tatsächlichen CHF 12'300 erfasst, die Differenz von CHF 300 fällt gemäss Kalkulationseinrichtung als Kosten an. Wäre der Wareneingang im September nicht gebucht worden, wären die gesamten CHF 12'000 in den Oktober gefallen und das Septemberergebnis um diesen Betrag zu hoch ausgewiesen worden.
Der häufigste Fehler sind Rechnungen, die als eigenständige Einkaufsrechnung erfasst statt aus dem gebuchten Wareneingang übernommen werden: Der Wareneingang bleibt dauerhaft im GRNI offen, während der Aufwand ein zweites Mal erfasst wird, der Saldo wächst unauffällig und niemand möchte die Bereinigung übernehmen. Teillieferungen, Überlieferungen und Retouren ohne Storno des Wareneingangs hinterlassen denselben Rest. Teams, die das steuern, gliedern den Saldo nach Wareneingangsdatum, prüfen monatlich alles über sechzig Tage Zeile für Zeile und beobachten den Wert der zehn grössten offenen Bestellungen, weil wenige Zeilen meist den grössten Teil der Summe erklären.
GRNI ist eine besondere Form der Abgrenzung: Sie entsteht aus einem tatsächlich erfassten Waren- oder Leistungseingang und nicht aus einer Schätzung. Allgemeine Abgrenzungen decken Kosten ab, für die überhaupt kein Eingangsbeleg existiert, etwa ein Revisionshonorar für bereits geleistete Arbeit.
Fast immer, weil Wareneingänge nie ausgeglichen werden: Die Rechnung wurde als eigenständiger Beleg erfasst, die Bestellung blieb nach einer Teillieferung offen, oder eine Retoure wurde ohne Storno des Wareneingangs verarbeitet. Eine Gliederung nach Wareneingangsdatum zeigt, welche der drei Ursachen überwiegt.
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