QR-Rechnungen in Business Central lesen

Die QR-Rechnung hat die alten orangen und roten Einzahlungsscheine abgelöst, und jede Schweizer Lieferantenrechnung trägt heute einen Swiss QR Code. Zentriq liest diese QR-Rechnung direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central ein, sodass die Kreditorenrechnung erfasst, abgeglichen und zahlungsbereit ist, ohne dass jemand eine IBAN oder eine Zahlungsreferenz abtippen muss.

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung (auf Französisch QR-facture) ist der standardisierte Zahlteil einer Rechnung, der in der Schweiz seit Oktober 2022 obligatorisch ist, als er die orangen ESR (ISR) und roten Einzahlungsscheine ablöste. Ihr Swiss QR Code enthält alles, was eine Bank für die Ausführung der Zahlung benötigt.

Für ein Team in der Kreditorenbuchhaltung bedeutet das, dass jede eingehende Lieferantenrechnung bereits strukturierte, maschinenlesbare Zahlungsdaten enthält. Die Frage ist nur, ob Ihr ERP sie lesen kann oder ob sie jemand noch von Hand erfasst.

Wie Zentriq eine QR-Rechnung in Business Central einliest

Zentriq Document Capture erfasst die QR-Rechnung aus einem PDF oder einem Foto, decodiert den Swiss QR Code und liest den Rest der Rechnung mit KI. Anschliessend erstellt es in Business Central eine Kreditorenrechnung, in der Kreditor, QR-IBAN, Betrag und Zahlungsreferenz bereits ausgefüllt sind.

Keine Vorlage, die pro Lieferant konfiguriert werden muss, und kein manuelles Abtippen der Referenznummer. Eine QR-Rechnung, deren Erfassung früher eine Minute dauerte, wird in Sekunden zu einer erfassten, freigabebereiten Rechnung.

Was der Swiss QR Code enthält

Der Swiss QR Code auf einer QR-Rechnung trägt die vollständige Zahlungsanweisung, die Zentriq auf die passenden Felder in Business Central überträgt:

• Kreditor-IBAN oder QR-IBAN, das Lieferantenkonto, auf das die Zahlung geht, zugeordnet zum Kreditorenbankkonto.
• Betrag und Währung (CHF oder EUR), verwendet für den Rechnungsbetrag und den Drei-Wege-Abgleich.
• Zahlungsreferenz, die QR-Referenz oder Creditor Reference (SCOR), die in die Rechnung geschrieben wird, damit die Zahlung automatisch abgeglichen wird.
• Angaben zu Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem, verwendet, um den Lieferanten zu identifizieren und zu bestätigen, dass die Rechnung an Ihr Unternehmen gerichtet ist.

Von der QR-Rechnung zur gebuchten, zahlungsbereiten Rechnung

Nach der Erfassung werden die Daten zu einem Entwurf einer Einkaufsrechnung in Business Central. Sie prüfen sie am Bildschirm, und es wird nichts gebucht, bis Sie freigeben, sodass QR-Referenz und IBAN von einer Person geprüft werden, bevor eine Zahlung vorbereitet wird.

Von dort folgt die Rechnung Ihrem normalen Business-Central-Prozess: Abgleich, Buchung und Zahlung, wobei die Zahlungsreferenz bereits hinterlegt ist. Sie können den Zentriq Agent auch in natürlicher Sprache bitten, sie aufzurufen oder zu buchen.

Warum das für Schweizer Unternehmen wichtig ist

Die QR-Rechnung zu lesen statt sie abzutippen, beseitigt den fehleranfälligsten Schritt in der Schweizer Kreditorenbuchhaltung:

• Keine falsch getippte QR-Referenz und keine falsche IBAN, sodass Zahlungen auf Anhieb abgeglichen werden.
• Schnellere Rechnungserfassung, von einer Minute manuellen Tippens auf wenige Sekunden.
• Ein sauberer Audit-Trail, weil die erfassten Daten direkt aus der QR-Rechnung stammen.

Es läuft in Ihrem eigenen Business Central, zum Start im kostenlosen Plan. Sehen Sie sich die Installationsanleitung an, um es an einer echten QR-Rechnung auszuprobieren.

QR-Rechnung in Business Central: FAQ