Funktionstrennung teilt einen Prozess so auf, dass keine einzelne Person eine Transaktion allein erfassen, genehmigen und bezahlen kann.
Segregation of Duties, kurz SoD und oft als Vieraugenprinzip bezeichnet, ist der interne Kontrollgedanke, dass die Schritte einer Transaktion bei verschiedenen Personen liegen sollen. In der Kreditorenbuchhaltung umfasst die klassische Aufteilung fünf Schritte: Kreditor samt Bankverbindung anlegen, Bestellung auslösen, Ware annehmen, Rechnung buchen, Zahlung freigeben. Kontrollen gibt es in zwei Ausprägungen. Präventive Kontrollen verhindern die Kombination von vornherein, meist über Systemrechte. Detektive Kontrollen akzeptieren, dass sie vorkommt, und stellen sicher, dass jemand sie im Nachhinein prüft.
Der Grund für die Trennung ist einfach: Wer mehrere Schritte in einer Hand hält, kann einen Betrug vollständig allein abwickeln, indem er einen Kreditor anlegt, dessen Bankkonto auf sich selbst richtet, eine Rechnung bucht, genehmigt und bezahlt. Dieselbe Bündelung erzeugt auch ehrliche Fehler, die niemand bemerkt, etwa eine doppelt erfasste Rechnung oder eine falsche Bankverbindung, weil vor dem Geldabfluss kein zweites Augenpaar liest. Externe Revisoren prüfen genau diese Kombinationen, und eine Feststellung an dieser Stelle weitet die Prüfung eher aus, als sie abzuschliessen, was eigene Kosten verursacht.
Business Central liefert die Bausteine, aber nicht das Urteil. Berechtigungssätze vergeben Lese-, Einfüge-, Änderungs-, Lösch- und Ausführungsrechte je Objekt, sodass sich Buchungsrechte von Stammdatenrechten trennen lassen. Genehmigungsworkflows leiten Belege an einen Genehmiger, die Approval User Setup hält Genehmiger, Stellvertreter und Betragslimiten, und es gibt Vorlagen für Einkaufsbelege, Buchungsblattnamen und Stammdaten wie Kreditoren. Zahlungsjournale lassen sich in getrennten Buchungsblattnamen halten, und das Änderungsprotokoll erfasst Stammdatenänderungen wie eine Kreditorenbankverbindung, sobald es für die betreffenden Tabellen aktiviert ist. Was fehlt, ist die Kontrollschicht darüber: keine Konfliktmatrix, kein Bericht darüber, welche Benutzer eine unvereinbare Kombination halten, und nichts hindert eine Administration daran, widersprüchliche Sätze derselben Person zuzuweisen. SUPER umgeht alles, und in kleinen Mandanten besitzen es erstaunlich viele Benutzer weiterhin. Genehmigungseinstellungen können zudem so gesetzt sein, dass die antragstellende Person ihr eigener Genehmiger ist, was die Kontrolle unbemerkt aufhebt.
Eine praktikable Ausgestaltung in einem mittleren Unternehmen sieht so aus. Anna in der Kreditorenbuchhaltung bucht eine Rechnung über CHF 24 700.00 von Kreditor V10480 und schickt sie zur Genehmigung. Die Einkaufsbetragslimite des Controllers liegt bei CHF 50 000.00, die Rechnung endet also bei ihm, darüber geht sie an den Finanzchef. Anna hat keine Rechte auf dem Zahlungsjournal, das nur die Treasury buchen darf, und die Bank verlangt zwei Unterschriften bei Überweisungen über CHF 10 000.00. Änderungen an Kreditorenbankverbindungen landen im Änderungsprotokoll und werden monatlich von einer Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung geprüft. Anna kann erfassen, aber weder genehmigen noch bezahlen noch eine Zahlung unbemerkt umleiten.
In der Praxis verfällt die Ausgestaltung eher, als dass sie offen scheitert. Beim Go-live erhalten alle SUPER, und niemand entzieht es wieder. Eine Genehmigungslimite wird für die Ferien auf unbegrenzt gesetzt und bleibt so. Als Stellvertretung ist die Person hinterlegt, die den Antrag gestellt hat. Ein austretender Mitarbeiter behält monatelang ein aktives Benutzerkonto. Die Prüfung schaut deshalb darauf, wer welche Berechtigungssätze hält, wie viele Genehmigungen von der erfassenden Person selbst stammen, wie viele Zahlungszeilen von jemandem mit Kreditorenstammdatenrechten gebucht wurden und ob sich jede Änderung einer Bankverbindung im Protokoll auf einen schriftlichen Auftrag zurückführen lässt. Dieselben Fragen gelten für jedes Werkzeug und jede Integration, die in Business Central schreibt: Sie erbt die Rechte, unter denen sie läuft, und gehört damit wie jeder Benutzer in die Prüfung.
Eine vollständige Trennung ist in dieser Grösse unrealistisch, üblich sind kompensierende Kontrollen: Kollektivunterschrift bei der Bank, eine Person ausserhalb der Kreditorenbuchhaltung prüft neue Kreditoren und Bankverbindungsänderungen, und die Geschäftsleitung sieht die Zahlungsliste vor der Freigabe durch.
Nein. Es stellt Berechtigungssätze, Genehmigungsworkflows und ein Änderungsprotokoll bereit, es gibt aber weder eine Konfliktmatrix noch einen Verstossbericht. Die Prüfung, wer was hält, erfolgt manuell oder mit einem Drittwerkzeug.
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