Eine Purchase Requisition ist die interne Bestellanforderung: Der Bedarfsträger meldet den Bedarf, die Genehmigung erfolgt vor der eigentlichen Bestellung.
Eine Purchase Requisition, auf Deutsch Bestellanforderung, ist ein interner Beleg, mit dem eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter dem Unternehmen einen Beschaffungsbedarf meldet. Sie hält fest, was benötigt wird, in welcher Menge, ungefähr bis wann und auf welche Kostenstelle oder welches Projekt die Kosten gehen. Sie ist keine Bestellung: Sie verlässt das Unternehmen nie, bindet gegenüber keinem Lieferanten und wird erst dann zur Bestellung, wenn eine berechtigte Person genehmigt und ein Einkäufer Lieferant und Preis festgelegt hat.
Die Bestellanforderung verlagert die Genehmigung an den Anfang des Zyklus. Genehmigt niemand vor der Bestellung, sieht die Verpflichtung zuerst die Buchhaltung anhand der Rechnung, also zu einem Zeitpunkt, an dem die Ware bereits geliefert ist und eine Zahlungsverweigerung nicht mehr realistisch ist. Sie hängt ausserdem Kostenstelle und Budgetlinie an den Bedarf, solange ein Nein noch möglich ist, und gibt dem Einkauf die Gelegenheit, drei gleichartige Anforderungen zu einer Bestellung mit besserem Preis zusammenzufassen.
Business Central liefert keinen Anforderungsbeleg mit Genehmigungsablauf, wie ihn dedizierte Procure-to-Pay-Suiten bieten. Wegen einer Namensgleichheit lohnt sich hier Genauigkeit: Das BC-Bestellanforderungsarbeitsblatt (Requisition Worksheet) ist ein Planungswerkzeug. Es berechnet Beschaffungsvorschläge aus Bedarf und Beschaffungsverfahren und setzt sie in Bestellungen um. Es ist für Disponenten gedacht, nicht für einen Techniker, der einen Laptop anfordert, und kennt selbst keine Genehmigung. Was BC bietet, ist die Einkaufsanfrage (Purchase Quote): Sie kann erstellt, über den Standard-Genehmigungsworkflow für Einkaufsbelege mit Betragsgrenzen je Genehmiger geführt und anschliessend über «Auftrag erstellen» umgewandelt werden. Viele Teams nutzen die Einkaufsanfrage als Ersatz-Bestellanforderung, andere ergänzen eine Erweiterung oder halten den Anforderungsschritt ausserhalb des ERP.
Eine Labortechnikerin benötigt einen Ersatzrotor für eine Zentrifuge. Sie meldet 1 Stück zu geschätzt CHF 1 900 auf Kostenstelle LAB-02 an. Ihre Abteilungsleitung hat eine Genehmigungsgrenze von CHF 2 500, die Anforderung ist daher am selben Tag in einem Schritt freigegeben. Der Einkäufer sieht, dass ein zweites Labor in der Vorwoche einen gleichartigen Bedarf über CHF 1 900 gemeldet hat, fasst beide zu einer Bestellung über CHF 3 800 beim Vertragslieferanten zusammen und erreicht damit die Mengenstufe von 5 Prozent, die erst ab CHF 3 000 greift. Das sind CHF 190, die keiner der beiden Bedarfsträger allein erzielt hätte.
Bestellanforderungen scheitern in zwei Richtungen. Ist der Ablauf zu schwerfällig, wird er umgangen und per E-Mail oder Firmenkarte bestellt, also genau der Maverick Spend, den der Schritt verhindern sollte. Ist er zu leicht, wird alles standardmässig genehmigt und die Kontrolle bleibt Fassade. Sinnvolle Kennzahlen sind die mediane Dauer von Anforderung bis Genehmigung, der Anteil der Bestellungen mit genehmigter Anforderung im Hintergrund und die Zahl abgelehnter oder geänderter Anforderungen. Eine Ablehnungsquote von null bedeutet meist, dass niemand wirklich hinschaut.
Die Bestellanforderung ist ein interner Antrag auf Kauferlaubnis und hat ausserhalb des Unternehmens keine rechtliche Wirkung. Die Bestellung ist die externe Verpflichtung gegenüber einem konkreten Lieferanten mit vereinbarten Mengen, Preisen und Lieferbedingungen.
Nein, trotz des Namens. Es ist ein Planungsarbeitsblatt, das Bedarf und Beschaffungsverfahren in Einkaufsvorschläge für Disponenten oder Einkäufer übersetzt. Es enthält keinen Genehmigungsschritt und ist nicht für spontane Anforderungen von Endanwendern gedacht.
Die KI-Tools von Zentriq automatisieren viele der manuellen Prozesse rund um bestellanforderung (purchase requisition) in Business Central. Mehr über den Zentriq Agent erfahren oder Zentriq PunchOut ausprobieren um zu sehen, wie KI den Einkauf in BC vereinfacht.