Ein PO Flip wandelt eine bestehende Bestellung in die Lieferantenrechnung um, sodass die Rechnung die Bestelldaten übernimmt statt neu erfasst zu werden.
Ein PO Flip bezeichnet das Erzeugen einer Rechnung direkt aus einer bereits vorhandenen Bestellung, anstatt die Rechnung neu aufzubauen. Im klassischen E-Procurement führt der Lieferant den Flip aus: Die Bestellung des Käufers erreicht ein Netzwerk oder ein Lieferantenportal, der Lieferant bestätigt das Gelieferte und löst eine einzige Aktion aus, worauf das System eine Rechnung mit Bestellnummer, Zeilenkennungen, vereinbarten Preisen und Steuercodes erzeugt. Der Begriff umfasst auch die Variante auf Käuferseite, bei der das einkaufende Unternehmen seine Einkaufsrechnung aus den eigenen Bestell- und Eingangszeilen aufbaut, statt das Lieferanten-PDF abzutippen.
Der Sinn des Flips liegt darin, dass die Rechnung bereits vereinbarte Daten erbt und die beiden Belege daher nicht versehentlich auseinanderlaufen können. Abgetippte Rechnungen bringen Zahlendreher, falsche Kreditorennummern, fehlende Bestellbezüge und Fehler bei Mengeneinheiten mit sich, und jede dieser Abweichungen wird zu einer Ausnahme, die jemand recherchieren muss, meist per E-Mail an den Lieferanten und mit ein bis zwei Tagen Wartezeit. Eine geflippte Rechnung referenziert die Bestellung von Anfang an, der Abgleich wird zur Prüfung statt zur Untersuchung, und nur echte Differenzen wie Minderlieferung oder Preisänderung brauchen Aufmerksamkeit.
Business Central betreibt kein Lieferantenportal, in dem sich Ihre Kreditoren anmelden und Ihre Bestellungen flippen. Der Flip auf Lieferantenseite setzt daher ein Netzwerk, ein Portal oder einen E-Invoicing-Kanal voraus. Nativ bietet BC das Pendant auf Käuferseite, und das solide: Buchen Sie die Bestellung als Wareneingang, erstellen Sie danach eine Einkaufsrechnung und holen Sie über «Eingangszeilen holen» die gebuchten Eingangszeilen mit Mengen, Preisen und Bestellbezug, oder buchen Sie die Bestellung direkt als «Erhalten und Fakturieren», wenn die Rechnung vollständig passt. «Beleg kopieren» leistet dasselbe aus der Bestellung heraus. Parallel kann das E-Documents-Framework strukturierte Lieferantenrechnungen entgegennehmen, etwa über Peppol, womit die Neuerfassung entfällt, ohne dass der Lieferant in Ihrem System arbeiten muss. Zentriq Document Capture besetzt dieselbe Stelle für Lieferanten, die ausschliesslich PDF senden: Es liest den Beleg, entwirft die Einkaufsrechnung gegen die Bestellzeilen und überlässt die Buchung einer genehmigenden Person. Welcher Weg zu welchem Lieferanten passt, behandelt der eigene Leitfaden zum Rechnungsabgleich.
Die Bestellung PO-2291 geht an die Nordluft AG über 200 Filterpatronen zu CHF 12.50, insgesamt CHF 2 500, Zahlungsbedingung 30 Tage netto. Geliefert werden nur 180 Patronen. Der Wareneingang wird über 180 Stück zu CHF 2 250 gebucht. Wird die Rechnung aus den Eingangszeilen aufgebaut, ergibt sie exakt CHF 2 250 und geht ohne Diskussion durch den Abgleich, während die restlichen 20 Stück auf der Bestellung offen bleiben. Wäre stattdessen die Rechnung über CHF 2 500 aus dem Lieferanten-PDF erfasst worden, wäre die Differenz von CHF 250 erst Tage später als Ausnahme aufgetaucht, nachdem jemand den Kopfbetrag bereits genehmigt hatte.
Typische Komplikationen sind Teillieferungen, Fracht- und Zollkosten, die auf der Rechnung stehen, aber in der Bestellung fehlen, sowie Preisänderungen, die der Lieferant ohne Bestelländerung angewandt hat. Das sind keine Fehler des Flips, sondern echte kaufmännische Differenzen, die der Flip sofort sichtbar macht statt sie zu verdecken. Teams beobachten den Anteil der Rechnungen, die aus Bestellung oder Wareneingang erzeugt statt manuell erfasst werden, und die Zahl der Bestellzeilen, die zwar empfangen, aber noch nicht fakturiert sind. Genau diese Warteschlange soll ein Flip kurz halten.
Nein, er erübrigt die Neuerfassung. Die Rechnung muss weiterhin gegen die tatsächlich erhaltene Leistung und den vereinbarten Preis geprüft werden, denn ein Lieferant kann eine Bestellung auch für nie gelieferte Ware oder zu einseitig geändertem Preis flippen.
Im Standard nicht, da BC kein Lieferantenportal besitzt. Der Lieferant benötigt einen E-Invoicing-Kanal wie Peppol oder ein externes Netzwerk, oder Sie erzeugen die Rechnung auf Ihrer Seite aus Bestell- und Eingangszeilen.
Die KI-Tools von Zentriq automatisieren viele der manuellen Prozesse rund um po flip (rechnung aus der bestellung) in Business Central. Mehr über den Zentriq Agent erfahren oder Zentriq PunchOut ausprobieren um zu sehen, wie KI den Einkauf in BC vereinfacht.