Self-Billing (Gutschriftsverfahren) bedeutet, dass der Käufer die Rechnung anstelle des Lieferanten ausstellt, gestützt auf eine vorgängige Vereinbarung.
Beim Self-Billing erstellt der Käufer die Rechnung und nicht der Verkäufer. Der Käufer nimmt seine eigene Aufzeichnung darüber, was geliefert oder verbraucht wurde, wendet den vereinbarten Ansatz an, stellt ein Dokument im Namen des Lieferanten aus und bezahlt darauf. Der Lieferant stellt nichts aus. Das funktioniert nur dort, wo der Käufer über die massgebenden Mengendaten verfügt, weshalb es in Transport und Logistik, bei der Milch- und Ernteannahme, bei Konsignationslagern, im Recycling, bei Temporärarbeit und bei Lizenzabrechnungen verbreitet ist. Das Mehrwertsteuerrecht behandelt es als Ausnahme vom Grundsatz, dass der Lieferant fakturiert, und knüpft es deshalb an eine vorgängige Vereinbarung zwischen den Parteien sowie an eine Möglichkeit für den Lieferanten, jedes Dokument anzunehmen oder zu bestreiten.
Wirtschaftlich fällt beim Self-Billing eine ganze Arbeitskategorie weg, statt bloss schneller zu werden. Es gibt keine Rechnung, auf die man wartet, keine Rechnung, der man zum Monatsende nachläuft, und keine Preis- oder Mengenabweichung zu klären, weil beide Seiten auf einen einzigen Datenbestand schauen. Abgrenzungen werden planbar und die Zahlung kann dem Wareneingang mit fixem Abstand folgen. Der Preis dafür ist die Verlagerung der Verantwortung auf den Käufer: Ansatz, mehrwertsteuerliche Behandlung und Steuerstatus des Lieferanten müssen auf Ihrer Seite stimmen, und wenn nicht, liegt die Korrektur bei Ihnen.
Business Central kennt keinen Belegtyp für Self-Billing. Genutzt wird stattdessen der gewöhnliche Einkaufsweg: Die Mengen stammen aus gebuchten Wareneingängen und werden mit Get Receipt Lines auf eine Einkaufsrechnung übernommen, damit nichts abgetippt wird, die Belegnummer kommt aus Ihrer eigenen Nummernserie und nicht aus jener des Lieferanten, und der Ausdruck für den Lieferanten braucht ein eigenes Berichtslayout, weil der Standardbericht zur Einkaufsrechnung als interner Beleg gedacht ist. Es gibt weder eine eingebaute Annahmeschlaufe für den Lieferanten noch einen automatisch gesetzten Hinweis Self-billing im Layout noch ein Kennzeichen auf der Kreditorenkarte, das einen Lieferanten als selbstfakturiert markiert und eingehende Rechnungen von ihm blockiert. Das E-Document Framework ist auf den Empfang von Lieferantenrechnungen und den Versand von Verkaufsbelegen ausgelegt, der elektronische Versand einer selbst ausgestellten Rechnung bedeutet also Konfigurationsaufwand oder eine Erweiterung.
Sie rechnen mit dem Transporteur V20400 monatlich im Self-Billing ab. Im Juni 2026 ergeben die Transportaufträge 128 gebuchte Wareneingänge zum Vertragsansatz von CHF 145.00 je Fahrt, also CHF 18 560.00 netto. Beim schweizerischen Normalsatz von 8.1 Prozent sind das CHF 1 503.36 und damit ein Belegtotal von CHF 20 063.36. Sie stellen den Beleg SB-2026-06-014 mit Datum 30. Juni aus Ihrer eigenen Nummernserie aus, senden das PDF gleichentags an den Transporteur, und die Vereinbarung räumt ihm zehn Tage für einen Einwand ein. Ein Zahlungsziel von 30 Tagen ab Belegdatum legt die Überweisung auf den 30. Juli.
Fehler entstehen fast immer dort, wo sich etwas ändert und die Fakturierung nicht mitgeht. Ein Vertragsansatz wird neu verhandelt, und der Käufer fakturiert zwei Monate lang weiter zum alten Preis. Ein Lieferant meldet sich von der Mehrwertsteuer ab oder seine Behandlung ändert sich, und der Käufer weist weiterhin eine Steuer aus, die nicht mehr stimmt. Die Buchhaltung des Lieferanten schickt trotzdem eine Rechnung, die der Käufer zusätzlich zum selbst erstellten Beleg bucht und bezahlt. Beherrscht wird das durch den periodischen Abgleich der selbst fakturierten Summen mit den Lieferantenauszügen, durch das Aufbewahren des Annahmenachweises beim Beleg und durch die Prüfung von Ansatz und Steuerstatus vor jedem Lauf. Da die Anforderungen je Land unterschiedlich sind, lassen Sie Vereinbarung und Belegtexte vor dem Start von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
Nein. Self-Billing ersetzt die Rechnung des Lieferanten für eine tatsächliche Leistung und begründet die Verbindlichkeit. Eine Einkaufsgutschrift korrigiert oder storniert eine bereits bestehende Rechnung.
Ja. Sowohl das EU- als auch das Schweizer Mehrwertsteuerrecht setzen eine Vereinbarung zwischen den Parteien voraus sowie die Möglichkeit des Lieferanten, jeden Beleg anzunehmen oder zu bestreiten. Die Detailanforderungen sind national, lassen Sie sie von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
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