Dunning bezeichnet die gestufte Eskalation von Zahlungserinnerungen an Kunden mit überfälligen Rechnungen, von der höflichen Mahnung bis zu Gebühren und Zinsen.
Dunning ist das Nachfassen bei Kunden mit überfälligen Rechnungen, aufgebaut als Leiter und nicht als einzelnes Schreiben. Jede Stufe hat ihren eigenen Auslöser in Tagen nach Fälligkeit, ihren eigenen Text und ihre eigene Konsequenz: zuerst ein sachlicher Hinweis, dann eine feste Gebühr, dann Zinsen auf den offenen Betrag, dann eine Liefersperre oder die Übergabe an ein Inkassobüro. Eine Mahnung ist ein einzelnes Dokument innerhalb dieser Leiter, Dunning ist die Richtlinie, die festlegt, wann welches Dokument hinausgeht und was darauf steht.
Der Sinn einer Leiter ist Berechenbarkeit auf beiden Seiten. Jeder Tag, den eine Rechnung offen bleibt, ist ein Tag, an dem Ihr Unternehmen den Kunden finanziert und nicht umgekehrt: Bei einer Rechnung über CHF 40 000, die 45 Tage zu spät bezahlt wird, ergibt ein angenommener Finanzierungssatz von 6 Prozent 40 000 x 0.06 x 45 / 365, also rund CHF 296, ohne den Zeitaufwand des Finanzteams. Eine dokumentierte Eskalation zählt auch später: Gebühren und Zinsen lassen sich nur vertreten, wenn sie angekündigt wurden, und ein Inkassobüro oder ein Gericht fragt danach, was wann versendet wurde.
Business Central deckt die Mechanik mit der Mahnfunktion (Reminders) ab. Reminder Terms definieren nummerierte Stufen, jeweils mit Karenzfrist, Wartezeit bis zur nächsten Stufe, optionaler Zusatzgebühr und der Option, Zinsen zu berechnen, wobei der Zinssatz selbst aus den Zinsbedingungen (Finance Charge Terms) des Debitors stammt, sowie den Einleitungs- und Schlusstexten des Schreibens. Ein Code für die Mahnbedingungen auf der Debitorenkarte bestimmt, welche Leiter gilt, der Stapellauf Create Reminders erzeugt Vorschläge aus den offenen Debitorenposten, und das Ausstellen vermerkt die Mahnstufe auf den Posten und legt das Dokument unter den ausgestellten Mahnungen ab. Gebucht werden Gebühr und Zinsen nur, wenn Post Additional Fee und Post Interest in den Mahnbedingungen aktiviert sind. Zinsrechnungen (Finance Charge Memos) behandeln Zinsen separat. Was Business Central nicht mitliefert, ist ein Arbeitsbereich für das Inkasso: kein Feld für Zahlungszusagen, kein Kennzeichen für Streitfälle, kein Anrufprotokoll, keine automatische Kundensperre bei Stufe 3 und keine Zuordnung eines Kontos zu einer sachbearbeitenden Person. Das bleibt in der Tabellenkalkulation oder kommt aus einer Erweiterung.
Kunde C00210 hat die Rechnung SI-2026-0442 über CHF 12 600.00 vom 14. April 2026 mit 30 Tagen Zahlungsziel, fällig also am 14. Mai. Die Mahnbedingungen haben drei Stufen: Stufe 1 nach 5 Tagen Karenz ohne Gebühr, Stufe 2 vierzehn Tage später mit CHF 25.00 Gebühr, Stufe 3 weitere vierzehn Tage später mit CHF 50.00 Gebühr und Zinsen. Das Schreiben der Stufe 1 geht am 19. Mai hinaus, Stufe 2 am 2. Juni, Stufe 3 am 16. Juni. Bei einem Jahressatz von 5 Prozent betragen die Zinsen für 33 Tage Verzug 12 600.00 x 0.05 x 33 / 365, rund CHF 56.96, das Dokument der Stufe 3 fordert somit CHF 12 600.00 plus CHF 75.00 Gebühren plus Zinsen.
Der klassische Fehler ist das Anmahnen bereits erhaltener Zahlungen: Eine Zahlung, die gebucht, aber nie ausgeglichen wurde, lässt die Rechnung offen, der Kunde erhält eine Mahnung der Stufe 2 für eine vor drei Wochen bezahlte Rechnung, und die nächste ernst gemeinte Mahnung wird ignoriert. Dahinter folgen strittige Rechnungen, die niemand aus dem Lauf ausgeschlossen hat, Schreiben an ein allgemeines Buchhaltungspostfach statt an die Person, die Zahlungen freigibt, und ein Lauf, der zwei Monate ausfällt, sodass die Leiter wieder bei null beginnt. Gemessen wird meist über Days Sales Outstanding, den überfälligen Anteil des Debitorensaldos und die durchschnittliche Zahlungsdauer nach einem Schreiben der Stufe 1, woran sich zeigt, ob die erste Stufe überhaupt wirkt.
Eine Mahnung ist ein einzelnes Dokument mit den überfälligen Rechnungen. Dunning ist die Eskalationsrichtlinie darum herum: wie viele Stufen, welcher Abstand, welche Gebühr oder welche Zinsen je Stufe, und ab wann das Konto ins Inkasso geht.
Der Stapellauf Create Reminders lässt sich über eine Aufgabenwarteschlange planen, das Ausstellen sollte jedoch manuell bleiben. Eine kurze Prüfung fängt nicht ausgeglichene Zahlungen und strittige Rechnungen ab, bevor die Schreiben das Haus verlassen.
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