Le PO flip consiste à transformer une commande d'achat existante en facture fournisseur, la facture reprenant les données de la commande sans nouvelle saisie.
Le PO flip consiste à générer une facture directement à partir d'une commande d'achat qui existe déjà, plutôt que de créer la facture de zéro. Dans l'e-procurement classique, c'est le fournisseur qui effectue le flip : la commande de l'acheteur arrive sur un réseau ou un portail fournisseur, le fournisseur confirme ce qui a été expédié et déclenche une action unique, et le système produit une facture qui porte le numéro de commande, les identifiants de ligne, les prix convenus et les codes de taxe. Le terme couvre aussi la version côté acheteur, où l'entreprise construit sa facture d'achat à partir de ses propres lignes de commande et de réception au lieu de ressaisir le PDF du fournisseur.
L'intérêt du flip est que la facture hérite de données déjà convenues : les deux documents ne peuvent donc pas diverger par accident. Une facture ressaisie introduit des montants inversés, des numéros de fournisseur erronés, des références de commande manquantes et des erreurs d'unité de mesure, et chacun de ces écarts devient une exception qu'un humain doit instruire, souvent en écrivant au fournisseur et en attendant un ou deux jours. Une facture issue d'un flip référence déjà la commande : le rapprochement devient une vérification plutôt qu'une enquête, et seuls les vrais écarts, livraison partielle ou changement de prix, demandent une intervention.
Business Central n'héberge pas de portail où vos fournisseurs se connecteraient pour flipper vos commandes : le flip côté fournisseur suppose donc un réseau, un portail ou un canal de facturation électronique. Ce que BC fournit nativement, c'est l'équivalent côté acheteur, et il est solide : comptabilisez la commande en Réception, puis créez une facture d'achat et utilisez Récupérer lignes réception pour reprendre les lignes réceptionnées avec quantités, prix et lien vers la commande, ou comptabilisez directement en Réception et facturation lorsque la facture correspond en totalité. Copier document rend le même service depuis la commande. En parallèle, le cadre E-Documents permet de recevoir des factures fournisseurs structurées, par exemple via Peppol, ce qui supprime la ressaisie sans que le fournisseur ait à travailler dans votre système. Zentriq Document Capture occupe la même place pour les fournisseurs qui n'envoient que des PDF : l'outil lit le document, prépare un brouillon de facture d'achat rapproché des lignes de commande, et laisse la comptabilisation à un approbateur humain. Le guide dédié au rapprochement des factures détaille quelle voie convient à quel fournisseur.
La commande PO-2291 est passée chez Nordluft AG pour 200 cartouches filtrantes à CHF 12.50, soit CHF 2 500, conditions 30 jours net. Seules 180 cartouches sont expédiées. La réception est comptabilisée pour 180 unités, CHF 2 250. Lorsque la facture est construite à partir des lignes de réception, elle ressort exactement à CHF 2 250 et se rapproche sans discussion, les 20 unités restantes demeurant ouvertes sur la commande. Si la facture de CHF 2 500 avait été saisie depuis le PDF du fournisseur, l'écart de CHF 250 serait apparu comme une exception plusieurs jours plus tard, après qu'un approbateur eut déjà validé le montant d'en-tête.
Les complications habituelles sont les livraisons partielles, les frais de port et droits ajoutés sur la facture mais absents de la commande, et les changements de prix appliqués par le fournisseur sans avenant. Ce ne sont pas des échecs du flip, ce sont de véritables écarts commerciaux que le flip fait remonter immédiatement au lieu de les masquer. Les équipes suivent la part des factures créées depuis une commande ou une réception plutôt que saisies manuellement, ainsi que le nombre de lignes de commande réceptionnées mais non facturées, file d'attente que le flip est censé maintenir courte.
Non, il supprime la ressaisie. La facture doit toujours être confrontée à ce qui a réellement été reçu et au prix convenu, car un fournisseur peut flipper une commande pour des biens jamais livrés ou à un prix modifié unilatéralement.
Pas en standard : BC n'a pas de portail fournisseur. Le fournisseur doit passer par un canal de facturation électronique comme Peppol, par un réseau externe, ou bien vous construisez la facture de votre côté à partir des lignes de commande et de réception.
Les outils d'IA de Zentriq automatisent de nombreux processus manuels liés à po flip (facturation depuis la commande) dans Business Central. Découvrez l'Agent Zentriq ou essayez Zentriq PunchOut pour voir comment l'IA simplifie les achats dans BC.