Le GRNI est la dette pour des biens ou services reçus mais pas encore facturés, portée sur un compte d'attente jusqu'à l'arrivée de la facture.
Le goods received not invoiced, abrégé GRNI, correspond à la valeur des biens ou services dont l'entreprise a pris livraison mais pour lesquels aucune facture fournisseur n'a encore été comptabilisée. La comptabilité impose de reconnaître la charge et la dette au transfert de contrôle, c'est-à-dire à la réception et non quand le papier suit, donc le montant est logé sur un compte d'attente ou de régularisation. Quand la facture arrive et se rapproche, l'écriture d'attente s'extourne et la dette fournisseur réelle prend sa place. On parle aussi d'achats non facturés, de réceptions non facturées, ou de compte GR/IR dans certains systèmes.
Sans ce mécanisme, la période sur laquelle tombe une charge dépend de la vitesse à laquelle chaque fournisseur décide de facturer, ce qui fait bouger la marge mensuelle pour des raisons étrangères à l'activité. Le solde est aussi l'un des meilleurs diagnostics de l'hygiène procure to pay: un GRNI qui vieillit signale généralement des réceptions enregistrées pour des livraisons ensuite retournées, des factures comptabilisées en documents autonomes au lieu d'être reprises depuis la réception, donc une charge comptée deux fois, ou des commandes laissées ouvertes indéfiniment. Les auditeurs le regardent dans les deux sens d'erreur: dette sous évaluée d'un côté, stock ou charge surévalués de l'autre.
Dans Business Central, le mécanisme est natif pour les articles de stock lorsque la comptabilisation du coût attendu vers la comptabilité générale est activée dans les paramètres de stock. La comptabilisation d'une réception crée alors des écritures d'attente sur les comptes intérimaires définis dans le paramétrage de comptabilisation stock et le paramétrage de comptabilisation général, et la comptabilisation de la facture les extourne puis enregistre le coût réel. Pour les lignes qui ne sont pas des articles de stock, typiquement lignes de compte général et services, aucune écriture intérimaire n'est créée: ces charges à payer doivent être passées manuellement par une écriture de journal général extournable en fin de période. Pour mesurer l'exposition, les lignes de commande d'achat portent la quantité reçue non facturée et le montant reçu non facturé, que l'on peut afficher dans la vue des lignes, et le rapprochement consiste à comparer le solde du compte intérimaire à la somme de ces montants sur les commandes ouvertes. Business Central ne livre pas de rapport d'ancienneté GRNI qui effectue ce rapprochement pour vous.
Exemple: 500 unités sont reçues d'un fournisseur de composants le 28 septembre à 24.00 CHF, soit 12 000 CHF sur le compte d'attente à la clôture. La facture arrive le 6 octobre à 24.60 CHF, soit 12 300 CHF. Sa comptabilisation extourne les 12 000 CHF d'attente et enregistre le coût réel de 12 300 CHF, l'écart de 300 CHF tombant en charge selon le paramétrage de valorisation. Si la réception n'avait pas été comptabilisée en septembre, les 12 000 CHF seraient entièrement tombés en octobre et le résultat de septembre aurait été surévalué d'autant.
La dérive la plus fréquente vient des factures saisies en documents autonomes au lieu d'être reprises depuis la réception comptabilisée: la réception reste ouverte en GRNI indéfiniment pendant que la charge est reconnue une seconde fois, le solde gonfle discrètement et personne ne veut assumer le nettoyage. Réceptions partielles, sur réceptions et retours traités sans extourner la réception produisent le même résidu. Les équipes qui pilotent le sujet classent le solde par ancienneté de réception, revoient chaque mois ligne à ligne tout ce qui dépasse soixante jours, et surveillent la valeur concentrée sur les dix plus grosses commandes ouvertes, car quelques lignes expliquent souvent l'essentiel du total.
Le GRNI est une forme particulière de charge à payer: elle provient d'une réception de biens ou de services effectivement enregistrée, et non d'une estimation. Les charges à payer générales couvrent des coûts engagés sans aucun document de réception, par exemple des honoraires d'audit pour des travaux déjà réalisés.
Presque toujours parce que les réceptions ne sont jamais soldées: facture saisie en document autonome plutôt que depuis la réception, commande restée ouverte après une livraison partielle, ou retour traité sans extourner la réception. Classer le solde par ancienneté de réception montre laquelle des trois causes domine.
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