Charges engagées sur une période mais pas encore facturées par le fournisseur, comptabilisées par écriture afin que la période reflète le coût réel.
Les charges à payer, ou accrued expenses, sont des coûts déjà consommés sur une période comptable mais pour lesquels aucune facture fournisseur n'est encore parvenue. En comptabilité d'engagement, la charge appartient à la période où le bien ou le service a été utilisé, et non à celle où le document arrive : le montant est donc estimé et comptabilisé en dette à la clôture. La catégorie la plus importante dans la plupart des entreprises est la réception non facturée, lorsque des marchandises ou des prestations ont été livrées sur une commande d'achat qui n'a pas encore été facturée.
Sans ces écritures, la période affiche un coût artificiellement bas et une marge artificiellement haute, et la charge manquante retombe sur le mois suivant, faussant celui-ci à son tour. L'effet s'amplifie quand les volumes sont irréguliers : un entrepôt qui reçoit massivement la dernière semaine d'un trimestre porte une position non facturée significative, et si elle n'est pas comptabilisée, le résultat trimestriel est faux d'autant. Les charges à payer sont aussi un contrôle, car le solde des réceptions non facturées est la liste directe des commandes où réception et facture ne se sont pas rencontrées, c'est-à-dire exactement là où se cachent les doubles paiements et les avoirs oubliés.
Business Central propose deux mecanismes distincts. Pour les stocks, la comptabilisation du coût attendu (paramètre de comptabilisation du coût attendu dans les paramètres de stock) porte la valeur de la reception sur des comptes intermediaires, dont le compte de regularisation de stock defini dans le paramétrage comptabilisation general, de sorte que la position marchandises recues non facturees existe au grand livre et se solde lorsque la facture est validee. Pour les services et tout ce qui n'a pas de reception, il n'existe aucun mecanisme automatique de charges a payer : on passe une feuille comptabilité generale periodique, generalement avec une méthode recurrente a contre-passation automatique au debut de la période suivante, ou une ecriture manuelle que l'on extourne. Les modèles d'etalement (deferral) sont autre chose : ils repartissent une facture déjà validee sur plusieurs périodes, ils ne creent pas de dette pour une facture absente. Aucune page standard ne liste ce qui a ete recu ou consomme sans facture pour les depenses hors stock, cette liste se reconstitue a partir des commandes ouvertes et de ce que les metiers savent.
À une clôture au 31 décembre, l'entrepôt a reçu 40 000 CHF de matière première le 27 décembre sur une commande ouverte, la facture arrivant le 8 janvier. Une mission de conseil de 12 000 CHF a été réalisée en décembre et sera facturée en janvier, et l'électricité de décembre est estimée à 3 500 CHF. La réception d'articles figure déjà dans les comptes intermédiaires si la comptabilisation du coût attendu est active : la régularisation manuelle porte donc sur 12 000 plus 3 500, soit 15 500 CHF, comptabilisés au 31 décembre en charges à payer et extournés au 1er janvier. Le coût non facturé total reconnu en décembre est de 40 000 plus 15 500, soit 55 500 CHF.
L'échec classique est le double comptage : l'écriture de régularisation est passée, la facture arrive sur la nouvelle période, et l'extourne n'a jamais été programmée, si bien que la charge tombe deux fois. Les journaux d'extourne et une date de reprise documentée sont la parade habituelle. Le second problème est un solde de réceptions non facturées qui vieillit, avec des réceptions de plusieurs mois restées non rapprochées parce que la commande a été sur-réceptionnée, clôturée en sous-livraison ou facturée sous un autre fournisseur ; la plupart des équipes finance revoient ce solde par ancienneté chaque mois et traitent tout ce qui dépasse soixante jours comme un défaut de processus et non comme un simple décalage.
Une charge à payer couvre un coût certain dans sa nature et quasi certain dans son montant : seule la facture manque. Une provision couvre une obligation dont le montant ou l'échéance sont réellement incertains et suppose d'estimer l'issue elle-même.
C'est un sous-ensemble. La réception non facturée est la position non facturée issue des réceptions sur commande d'achat, alors que les charges à payer incluent aussi des coûts sans aucune commande, comme l'électricité ou les honoraires.
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