Rechnungs-PDF mit KI in Business Central hochladen

Ein Lieferant schickt Ihnen eine Rechnungs-PDF per E-Mail. Heute öffnen Sie die PDF, lesen sie, öffnen dann BC, navigieren zu den Eingangsrechnungen, erstellen eine neue, tippen den Kreditor ein, fügen Zeilen hinzu, geben Beträge ein, prüfen die Summe. Acht Minuten manuelle Übertragung, pro Rechnung.

Mit der KI-Belegerfassung laden Sie die PDF hoch und die Rechnung wird in unter 30 Sekunden in BC erstellt.

So funktioniert es: 4 Schritte

1. Dokument hochladen

Ziehen Sie die Rechnungs-PDF (oder ein Bild, JPG, PNG, HEIC) per Drag & Drop in den Chat des Zentriq Agent. Funktioniert aus der BC-Seitenleiste, dem Web-Chat oder von Ihrem Smartphone aus.

2. KI extrahiert alles

Die KI liest das gesamte Dokument und extrahiert:

• Kreditor, Name, Adresse, Steuernummer
• Rechnungs-Metadaten, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen
• Positionen, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Zeilensumme
• Summen, Zwischensumme, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Währung

Keine Vorlagen zu konfigurieren. Keine Extraktionsregeln einzurichten. Die KI versteht das Layout, jedes Format, jede Sprache, jeden Lieferanten.

3. KI gleicht mit Ihren BC-Daten ab

Der Agent extrahiert nicht nur Text, er gleicht ihn mit Ihren tatsächlichen BC-Datensätzen ab:

• Kreditorenabgleich, gleicht den extrahierten Kreditorennamen oder die Steuernummer mit Ihrer BC-Kreditorenliste ab.
• Währungsvalidierung, prüft, ob die Rechnungswährung mit der Standardwährung des Kreditors übereinstimmt.
• Artikelabgleich, gleicht, wenn möglich, Zeilenbeschreibungen mit Ihrem BC-Artikelkatalog ab.

4. Prüfen und erstellen

Der Agent zeigt Ihnen alle extrahierten Daten in einer übersichtlichen Vorschau: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Zeilen mit Beträgen, Summe. Sie prüfen, und mit einem Klick erstellt er eine Eingangsrechnung in BC mit allen vorab ausgefüllten Daten und der ursprünglichen PDF als angehängtem Dokument.

Welche Formate funktionieren?

• PDF, digitale PDFs, gescannte PDFs, mehrseitige PDFs
• Bilder, JPG, PNG, HEIC (Handyfotos)
• Jede Sprache, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch und mehr
• Jedes Layout, keine Vorlage nötig, die KI passt sich an das Format jedes Lieferanten an

KI vs. manuelle Erfassung: die Zahlen

KI vs. herkömmliches OCR

Herkömmliche OCR-Tools (Continia, ReadSoft, Kofax) erfordern Vorlagen für jedes Lieferantenlayout. Wenn ein Lieferant sein Rechnungsformat ändert, bricht die Vorlage ab und muss neu konfiguriert werden.

Die KI-Belegverarbeitung nutzt Sprachverständnis, nicht Vorlagenabgleich. Sie liest das Dokument wie ein Mensch und versteht, dass „Montant total“ eine Summe ist, dass „30 jours“ eine Zahlungsbedingung ist, dass die Tabelle in der Mitte Positionen enthält. Keine Vorlagen, keine Wartung.

Funktioniert von Ihrem Smartphone aus

Eine Papierrechnung erhalten? Machen Sie ein Foto mit Ihrem Smartphone, öffnen Sie den Zentriq-Web-Chat und laden Sie das Bild hoch. Die KI extrahiert die Daten und erstellt die Rechnung in BC. Sie müssen dafür nicht einmal an Ihrem Schreibtisch sein.

Sicherheit

• Dokumente werden in Echtzeit über Ihre authentifizierte BC-Sitzung verarbeitet
• Der Agent verwendet Ihre BC-Berechtigungen, er kann nur Datensätze erstellen, zu deren Erstellung Sie berechtigt sind
• Originaldokumente werden für den Prüfpfad an den BC-Datensatz angehängt

Erste Schritte

Die Belegerfassung ist mit den KI-Modellen Advanced und Premium verfügbar (4–8 Credits pro Nachricht).

1. Installieren Sie die Zentriq-Erweiterung in BC
2. Melden Sie sich mit Microsoft an
3. Laden Sie Ihre erste Rechnungs-PDF hoch