1. Januar 2025 · 7 Min. Lesezeit · Vom Zentriq-Team
Die Schweiz hat einen florierenden Mittelstand, Tausende Unternehmen setzen Microsoft Dynamics 365 Business Central für ihre ERP-Anforderungen ein. Doch bei Beschaffungssoftware stehen Schweizer Unternehmen vor einer Reihe besonderer Anforderungen, die die meisten internationalen Tools übersehen: Datenhaltung, mehrsprachiger Betrieb, CHF-Währungshandhabung und Integration mit lokalen Lieferanten.
In diesem Artikel erläutern wir, warum „lokal“ für Schweizer Beschaffungsteams entscheidend ist und wie Zentriq speziell für den Schweizer Business-Central-Markt entwickelt wurde.
Für Schweizer Unternehmen ist die Datenhaltung nicht nur eine Präferenz, sondern oft eine regulatorische und vertragliche Anforderung. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), das im September 2023 in Kraft trat, hat die Datenschutzanforderungen erheblich verschärft. Viele Schweizer Unternehmen sind vertraglich verpflichtet, Geschäftsdaten innerhalb der Schweiz zu halten, insbesondere in regulierten Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen und öffentlicher Verwaltung.
Die meisten internationalen Beschaffungstools hosten Daten in den USA oder der EU. Während EU-Hosting einige Anforderungen erfüllen mag, verlangen viele Schweizer Organisationen, insbesondere im Finanzsektor oder im öffentlichen Beschaffungswesen, dass die Daten in der Schweiz verbleiben.
Der Ansatz von Zentriq: Alle Zentriq-Daten werden in Schweizer Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. Rechnungsdaten, Warenkorberfassungen, KI-Verarbeitung, alles bleibt in der Schweiz. Das ist kein kostenpflichtiges Zusatzangebot, sondern Standard für jeden Zentriq-Kunden.
Die Schweiz hat vier Landessprachen, und die meisten Schweizer Unternehmen arbeiten in mindestens zwei davon. Ein Beschaffungsteam in Zürich arbeitet auf Deutsch, das Büro in Genf auf Französisch und die Niederlassung in Lugano auf Italienisch. Ihre Beschaffungssoftware muss all dies bewältigen, nicht nur in der Benutzeroberfläche, sondern auch in der KI, die Dokumente verarbeitet und Abfragen versteht.
Das ist besonders bei KI-gestützten Tools wichtig. Eine Rechnung von einem französischsprachigen Lieferanten in Lausanne enthält andere Begriffe als eine von einem deutschsprachigen Lieferanten in Basel. Produktbeschreibungen, Steuerbezeichnungen, Zahlungsbedingungen, alles variiert je nach Sprache und regionaler Konvention.
Der Ansatz von Zentriq: Die KI von Zentriq verarbeitet Dokumente und Warenkorbdaten nativ auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Der Zentriq Agent antwortet in der Sprache, in der Sie ihm schreiben. Es gibt keine Spracheinstellung zu konfigurieren, die KI passt sich automatisch an.
Schweizer Unternehmen arbeiten mit CHF als Hauptwährung, neben EUR für grenzüberschreitende Transaktionen. Business Central beherrscht Mehrwährungsfähigkeit gut, doch Beschaffungstools müssen Schweizer Konventionen verstehen: CHF-Formatierung (1’234.50 mit Apostroph als Tausendertrennzeichen), Schweizer Mehrwertsteuersätze (8,1 % Normalsatz, 2,6 % reduzierter Satz, 3,8 % Beherbergung) und QR-Rechnungs-Zahlungsreferenzen.
Viele internationale Tools verwenden standardmäßig USD- oder EUR-Formatierung und verarbeiten schweizspezifische Steuersätze oder Zahlungsformate nicht korrekt. Das führt zu manuellen Korrekturen, Rundungsfehlern und Buchungsproblemen in Business Central.
Der Ansatz von Zentriq: Zentriq versteht CHF-Formatierung, Schweizer Mehrwertsteuersätze und QR-Rechnungs-Referenzen nativ. Wenn die KI eine Rechnung extrahiert, erkennt sie Schweizer Steuersätze korrekt und formatiert Beträge gemäß Schweizer Konventionen. Warenkorberfassungen von Schweizer Lieferanten wie Galaxus oder Brack verwenden automatisch CHF-Preise.
Schweizer Beschaffungsteams kaufen bei einer Mischung aus lokalen und internationalen Lieferanten ein. Auf lokaler Seite gehören zu den häufigsten:
Keiner dieser Lieferanten bietet eine herkömmliche PunchOut-Katalogintegration für Business Central an. Wenn Sie die Beschaffung bei diesen Lieferanten automatisieren möchten, brauchen Sie eine Lösung, die ohne Mitwirkung des Lieferanten funktioniert.
Der Ansatz von Zentriq: Zentriq PunchOut erfasst Warenkörbe von jeder beliebigen Website mithilfe von KI, einschließlich aller oben genannten Schweizer Lieferanten. Keine Integration nötig, keine Mitwirkung des Lieferanten erforderlich. Durchsuchen Sie Galaxus, legen Sie Artikel in den Warenkorb, klicken Sie auf die Zentriq-Erweiterung, und die Warenkorbdaten fließen als Bestellanforderungs-Zeilen in Business Central.
Schweizer Unternehmen stehen vor spezifischen Compliance-Anforderungen rund um Beschaffungsdokumentation und Prüfpfade. Das Schweizerische Obligationenrecht (OR) verlangt eine ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsvorfällen, und viele Unternehmen unterliegen zusätzlichen branchenspezifischen Vorschriften.
Beschaffungssoftware muss klare Prüfpfade führen: wer was wann bei welchem Lieferanten zu welchem Preis bestellt hat und wer es freigegeben hat. Jeder Schritt sollte nachvollziehbar und dokumentiert sein.
Der Ansatz von Zentriq: Jede Zentriq-Aktion, Warenkorberfassung, Rechnungsextraktion, KI-Abfrage, wird mit Zeitstempel, Benutzeridentität und vollständigem Datenverlauf protokolliert. Alle Datensätze werden in Business Central mit Standard-BC-Entitäten (Bestellanforderungen, Eingangsrechnungen) erstellt, sodass Ihr bestehender BC-Prüfpfad automatisch auch die von Zentriq erstellten Datensätze abdeckt.
Internationale Tools zur Beschaffungsautomatisierung, viele davon mit Sitz in den USA oder Großbritannien, sind für englischsprachige Märkte mit USD/EUR ausgelegt. Wenn Schweizer Unternehmen versuchen, sie einzusetzen, stoßen sie auf eine vorhersehbare Reihe von Problemen:
Beschaffungssoftware berührt Ihre sensibelsten Geschäftsdaten, was Sie kaufen, bei wem und zu welchem Preis. Für Schweizer Unternehmen ist es kein Luxus, diese Daten in der Schweiz zu halten, sondern eine Grundvoraussetzung.
Zentriq wurde in der Schweiz gegründet, für den Schweizer Markt entwickelt und speziell für Business Central konzipiert. Jede Designentscheidung, von der KI-Warenkorberfassung über die Belegverarbeitung bis zum Datenhosting, spiegelt die Realität der Schweizer Beschaffung wider.
Ob Sie ein 10-köpfiges Unternehmen in Zug oder ein 500-köpfiger Hersteller im Mittelland sind, Zentriq bietet Ihnen Beschaffungsautomatisierung auf Enterprise-Niveau, die Schweizer Datenanforderungen respektiert, Ihre Sprache spricht und mit Ihren lokalen Lieferanten funktioniert.
Starten Sie kostenlos mit Zentriq oder fordern Sie eine Demo an, um Schweizer Beschaffungsautomatisierung für Business Central zu erleben.