Une purchase requisition est la demande d'achat interne, émise par la personne qui a le besoin et approuvée avant qu'un acheteur ne la convertisse en commande.
Une purchase requisition, ou demande d'achat, est un document interne par lequel un collaborateur demande à l'entreprise d'acheter quelque chose. Elle indique quoi, en quelle quantité, pour quand approximativement, et sur quel centre de coûts ou projet imputer la dépense. Ce n'est pas une commande : elle ne sort jamais de l'entreprise, elle n'engage vis-à-vis d'aucun fournisseur, et elle ne devient une commande d'achat qu'après approbation par une personne habilitée et choix du fournisseur et du prix par un acheteur.
La demande d'achat sert à déplacer l'approbation en amont du cycle. Si personne n'approuve avant que la commande soit passée, la première personne à voir l'engagement est le comptable devant la facture, alors que la marchandise est déjà livrée et que refuser de payer n'est plus réaliste. Elle permet aussi d'attacher un centre de coûts et une ligne budgétaire à la demande tant qu'il est encore possible de dire non, et elle donne à l'acheteur l'occasion de regrouper trois demandes identiques en une seule commande à meilleur prix.
Business Central ne livre pas de document de demande d'achat avec circuit d'approbation comme le font les suites procure to pay dédiées, et la précision est importante à cause d'une collision de noms. La feuille de réquisition (Requisition Worksheet) de BC est un outil de planification : elle calcule des suggestions de réapprovisionnement à partir de la demande et des politiques de réapprovisionnement, puis les transforme en commandes d'achat. Elle est conçue pour un planificateur, pas pour un technicien qui demande un ordinateur portable, et elle ne comporte aucune notion d'approbation. Ce que BC offre en revanche, c'est le devis d'achat (purchase quote), qui peut être créé, soumis au workflow d'approbation standard des documents d'achat avec limites de montant par approbateur, puis converti via Créer commande. Beaucoup d'équipes utilisent le devis d'achat comme demande d'achat de substitution, d'autres ajoutent une extension ou gardent l'étape de demande hors de l'ERP.
Une technicienne de laboratoire a besoin d'un rotor de centrifugeuse de rechange. Elle émet une demande pour 1 unité, estimée à CHF 1 900, imputée au centre de coûts LAB-02. Son chef de département dispose d'une limite d'approbation de CHF 2 500 : la demande est validée en une étape le jour même. L'acheteur constate qu'un second laboratoire a émis une demande similaire de CHF 1 900 la semaine précédente, regroupe les deux sur une commande unique de CHF 3 800 chez le fournisseur sous contrat, et déclenche le palier de remise de 5 pour cent qui ne s'applique qu'au-delà de CHF 3 000, soit CHF 190 qu'aucun des deux demandeurs n'aurait obtenus seul.
Les demandes d'achat échouent dans deux directions. Si le circuit est trop lourd, les gens cessent de l'utiliser et commandent par e-mail ou par carte d'entreprise, ce qui est exactement le maverick spend que l'étape devait éviter. S'il est trop léger, tout est approuvé par défaut et le contrôle n'est qu'apparent. Les mesures utiles sont le délai médian entre demande et approbation, la part des commandes rattachées à une demande approuvée, et le nombre de demandes refusées ou modifiées : un taux de refus nul signifie en général que personne ne les lit vraiment.
La demande d'achat est une demande interne d'autorisation d'acheter, sans effet juridique hors de l'entreprise. La commande d'achat est l'engagement externe envoyé à un fournisseur nommé, avec quantités, prix et conditions de livraison convenus.
Non, malgré son nom. C'est une feuille de planification qui transforme la demande et les politiques de réapprovisionnement en suggestions d'achat pour un planificateur ou un acheteur. Elle ne comporte pas d'étape d'approbation et n'est pas destinée aux demandes ponctuelles des utilisateurs.
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