Le dunning est l'escalade organisée des relances envoyées aux clients en retard de paiement, de la simple relance aux frais, aux intérêts et au recouvrement.
Le dunning consiste à relancer les clients dont les factures sont échues, sous forme d'échelle et non de courrier isolé. Chaque étape, appelée niveau, a son déclencheur exprimé en jours après l'échéance, son texte et sa conséquence: d'abord un rappel neutre, puis des frais fixes, puis des intérêts sur le montant ouvert, puis un blocage de livraison ou un transfert au recouvrement. Une relance est un document dans cette échelle; le dunning est la politique qui décide quand chaque document part et ce qu'il contient.
L'intérêt d'une échelle est la prévisibilité, des deux côtés. Chaque jour de retard est un jour où votre société finance le client au lieu de l'inverse: sur une facture de CHF 40 000 payée 45 jours en retard, avec un coût de financement supposé de 6 pour cent, le portage vaut 40 000 x 0,06 x 45 / 365, soit environ CHF 296, sans compter le temps passé par l'équipe finance. Une escalade documentée compte aussi plus tard: des frais et des intérêts ne se défendent que s'ils ont été annoncés, et une société de recouvrement ou un tribunal demandera ce qui a été envoyé et à quelle date.
Business Central couvre la mécanique avec sa fonction de relance (Reminder). Les conditions de relance (Reminder Terms) définissent des niveaux numérotés, chacun avec un délai de grâce, un temps d'attente avant le niveau suivant, des frais additionnels facultatifs et une option de calcul des intérêts, le taux venant des conditions de frais financiers (Finance Charge Terms) du client, ainsi que les textes d'introduction et de conclusion imprimés sur la lettre. Un code de conditions de relance sur la fiche client détermine l'échelle appliquée, le traitement Create Reminders construit les propositions à partir des écritures comptables client ouvertes, et l'émission inscrit le niveau sur les écritures et archive le document dans les relances émises. Les frais et les intérêts ne sont comptabilisés que si les options Post Additional Fee et Post Interest sont activées dans les conditions de relance. Les notes de frais financiers gèrent les intérêts séparément. Ce que Business Central ne livre pas, c'est un poste de travail de recouvrement: pas de champ promesse de paiement, pas d'indicateur de litige, pas de journal d'appels, pas de blocage automatique du client au niveau 3, pas d'attribution d'un compte à un chargé de recouvrement. Cela reste dans un tableur ou passe par une extension.
Le client C00210 a la facture SI-2026-0442 de CHF 12 600.00 datée du 14 avril 2026, à 30 jours, donc échue le 14 mai. Les conditions de relance comportent trois niveaux: niveau 1 après un délai de grâce de 5 jours sans frais, niveau 2 quatorze jours plus tard avec CHF 25.00 de frais, niveau 3 quatorze jours après avec CHF 50.00 de frais et des intérêts. La lettre de niveau 1 part le 19 mai, le niveau 2 le 2 juin, le niveau 3 le 16 juin. À un taux annuel de 5 pour cent, l'intérêt sur 33 jours de retard vaut 12 600.00 x 0,05 x 33 / 365, soit environ CHF 56.96: le document de niveau 3 réclame donc CHF 12 600.00 plus CHF 75.00 de frais plus les intérêts.
L'échec classique consiste à réclamer un montant déjà encaissé: un paiement comptabilisé sans lettrage laisse la facture ouverte, le client reçoit une relance de niveau 2 pour une facture réglée trois semaines plus tôt, et la relance suivante, celle qui compte, sera ignorée. Viennent ensuite les factures en litige que personne n'a exclues du traitement, les lettres envoyées à une boîte comptable générique plutôt qu'à la personne qui libère les paiements, et un traitement sauté deux mois de suite qui remet l'échelle à zéro. La mesure passe en général par le DSO, la part du solde client échue, et le délai moyen de paiement après une relance de niveau 1, qui indique si la première marche sert vraiment à quelque chose.
Une relance est un document unique listant les factures échues. Le dunning est la politique d'escalade autour: nombre de niveaux, délai entre eux, frais ou intérêts ajoutés à chaque niveau, et moment où le compte quitte la comptabilité clients pour le recouvrement.
Le traitement Create Reminders peut être planifié via une file d'attente de projets, mais il vaut mieux garder l'émission manuelle. Une revue rapide permet d'écarter les paiements non lettrés et les factures en litige avant l'envoi.
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