Spend Under Management ist der Anteil des Einkaufsvolumens, den der Einkauf über Verträge, gelistete Lieferanten und definierte Kanäle tatsächlich steuert.
Spend Under Management, oft als SUM abgekürzt, bezeichnet den Anteil der externen Ausgaben eines Unternehmens, auf den die Einkaufsfunktion tatsächlich Einfluss nimmt: Das Volumen liegt unter einem verhandelten Vertrag, geht an einen bewusst ausgewählten Lieferanten und läuft über einen vereinbarten Beschaffungsprozess. Ausgedrückt wird es als Prozentsatz des adressierbaren Volumens, also des gesamten Lieferantenvolumens abzüglich der Kategorien, die der Einkauf realistischerweise nicht steuern kann, typischerweise Steuern, Personalaufwand, konzerninterne Verrechnungen und häufig Mieten. Die Abgrenzungen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen, weshalb die Zahl nur im Verhältnis zur eigenen Definition aussagekräftig ist.
Die Kennzahl existiert, weil Einsparungen nur auf sichtbarem und steuerbarem Volumen verhandelt werden können. Volumen ausserhalb des Perimeters wird zu dem Preis eingekauft, den der Bedarfsträger gefunden hat, trägt nichts zu Volumenzusagen bei und kann in keine Ausschreibung einfliessen, weil bis zum Rechnungseingang niemand davon weiss. Sie zeigt zudem, wo der Einkauf seine begrenzte Zeit einsetzen sollte: Eine Kategorie mit hohem Wert und geringer Abdeckung bringt pro Einkäuferwoche Ertrag, während die Steigerung einer bereits gesteuerten Kategorie von 88 auf 92 Prozent kaum etwas bringt.
Business Central hält die Rohdaten, berechnet die Kennzahl aber nicht im Standard. Kreditorenposten zeigen, was tatsächlich an welchen Lieferanten gezahlt wurde, Dimensionen ordnen das Volumen Kostenstellen und Projekten zu, Artikelkategorien und Kreditorenbuchungsgruppen erlauben Gruppierungen, und Finanzberichte oder ein Export nach Power BI erledigen die Rechnung. Die eigentliche Arbeit ist die Klassifizierung, und BC kennt kein Standardfeld, das einen Lieferanten als vertraglich gebunden oder eine Kategorie als adressierbar kennzeichnet. Teams ergänzen dafür meist eine Dimension oder ein eigenes Feld auf der Kreditorenkarte und bauen den Bericht darauf auf. Rechnen Sie damit, dass die erste Version der Zahl falsch ist, solange die Ausschlüsse nicht schriftlich vereinbart sind.
Ein Unternehmen mit CHF 12 400 000 Gesamtlieferantenvolumen zieht CHF 3 100 000 für Personalaufwand, Steuern und konzerninterne Verrechnungen ab und kommt auf CHF 9 300 000 adressierbares Volumen. Davon gehen CHF 6 000 000 an 42 Lieferanten mit laufendem Vertrag und über Bestellungen. Spend Under Management beträgt 6 000 000 geteilt durch 9 300 000, also 65 Prozent. Die verbleibenden CHF 3 300 000 verteilen sich auf 380 Lieferanten, und genau dort liegen die nächsten Verhandlungen und die Konsolidierung des Lieferantenstamms.
Die häufigste Verzerrung besteht darin, Volumen allein deshalb als gesteuert zu zählen, weil eine Bestellung existiert. Eine Bestellung belegt, dass der Vorgang erfasst wurde, nicht dass der Preis verhandelt oder der Lieferant absichtlich gewählt wurde. Weitere gängige Fehler sind das Verschieben der Ausschlussgrenze zwischen den Perioden, was den Trend schönt, und die Doppelzählung konzerninterner Flüsse. Eine einmal schriftlich fixierte, stabile Definition mit gleichbleibendem Nenner je Quartal ist mehr wert als eine ausgefeilte, die sich ändert.
Das gesamte Lieferantenvolumen abzüglich der Kategorien ohne Einkaufseinfluss, üblicherweise Personalaufwand, Steuern, gesetzliche Abgaben und konzerninterne Verrechnungen. Mieten, Versicherungen und Energie liegen an der Grenze; jedes Unternehmen entscheidet ausdrücklich, ob es sie einbezieht.
Für sich genommen nicht. Er misst Abdeckung, nicht Ergebnis, und lässt sich durch eine grosszügige Definition aufblähen. Nützlich ist er als Trend bei unveränderter Definition und als Landkarte des noch ungesteuerten Volumens.
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