Comptabilisez tous les documents et feuilles en attente, passez vos écritures récurrentes, rapprochez les comptes bancaires et les comptes auxiliaires, préparez la déclaration TVA, puis verrouillez la période avec les dates de comptabilisation autorisées. L'agent Zentriq peut analyser votre grand livre pour repérer documents non comptabilisés et anomalies avant le verrouillage.
Vérifiez les factures et avoirs de vente et d'achat non comptabilisés ainsi que les feuilles comptabilité ouvertes datées du mois. Tout ce qui appartient à la période doit être comptabilisé avant les rapprochements, sinon vos soldes bougent après coup.
Utilisez la barre de recherche (Alt+Q) et ouvrez « Feuilles comptabilité récurrente » pour les régularisations, répartitions et autres écritures mensuelles. Vérifiez la date de comptabilisation et la fréquence de répétition de chaque ligne, puis comptabilisez. Si vous gérez des immobilisations, lancez aussi « Calculer amortissement ».
Effectuez un rapprochement bancaire pour chaque compte actif afin que la comptabilité corresponde au relevé de fin de mois. Les écritures non rapprochées révèlent en général des comptabilisations manquantes ou des frais bancaires à enregistrer.
Lancez les rapports « Balance âgée client » et « Balance âgée fournisseur » à la date de clôture. Leurs totaux doivent correspondre aux comptes collectifs clients et fournisseurs du grand livre, les écarts venant le plus souvent d'écritures passées directement sur les comptes collectifs.
Ouvrez « Déclarations TVA » et prévisualisez la période. Au moment de déclarer, utilisez « Calculer et comptabiliser règlement TVA » pour transférer la TVA de la période sur le compte de règlement et clôturer les écritures TVA.
Dans « Paramètres comptabilité », réglez les champs « Autoriser comptab. à partir de » et « Autoriser comptab. jusqu'à » (Allow Posting From/To) sur le nouveau mois. Utilisez « Paramètres utilisateur » pour accorder des exceptions par utilisateur, par exemple au comptable qui termine les dernières régularisations.
Avant de verrouiller la période, demandez à l'agent Zentriq de lancer son scan de contrôle du grand livre : il signale les documents non comptabilisés, les écritures antidatées ou passées le week-end et d'autres anomalies, en langage clair. L'agent ne fait que lire et rapporter, la comptabilisation reste toujours entre vos mains.
Produits Zentriq associés : Zentriq Agent, Document Capture
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