Téléverser un PDF de facture dans Business Central avec l’IA

Un fournisseur vous envoie une facture au format PDF par e-mail. Aujourd’hui, vous ouvrez le PDF, vous le lisez, puis vous ouvrez BC, vous accédez aux factures d’achat, vous en créez une nouvelle, vous saisissez le fournisseur, vous ajoutez les lignes, vous entrez les montants et vous vérifiez le total. Huit minutes de transcription manuelle, par facture.

Avec la capture de documents par l’IA, vous téléversez le PDF et la facture est créée dans BC en moins de 30 secondes.

Comment ça marche : 4 étapes

1. Téléversez le document

Glissez-déposez le PDF de la facture (ou une image, JPG, PNG, HEIC) dans la conversation de l’Agent Zentriq. Cela fonctionne depuis le volet latéral de BC, le chat web ou votre téléphone.

2. L’IA extrait tout

L’IA lit l’intégralité du document et en extrait :

• Fournisseur, nom, adresse, numéro de TVA
• Métadonnées de la facture, numéro de facture, date, échéance, conditions de paiement
• Lignes, description, quantité, prix unitaire, total de ligne
• Totaux, sous-total, montant de TVA, total, devise

Aucun modèle à configurer. Aucune règle d’extraction à paramétrer. L’IA comprend la mise en page, quel que soit le format, la langue ou le fournisseur.

3. L’IA rapproche les données de votre BC

L’Agent ne se contente pas d’extraire du texte : il le rapproche de vos enregistrements BC réels :

• Rapprochement du fournisseur, met en correspondance le nom ou le numéro de TVA extrait avec votre liste de fournisseurs BC.
• Validation de la devise, vérifie que la devise de la facture correspond à la devise par défaut du fournisseur.
• Rapprochement des articles, lorsque c’est possible, met en correspondance les descriptions de lignes avec votre catalogue d’articles BC.

4. Vérifiez et créez

L’Agent vous présente toutes les données extraites dans un aperçu clair : fournisseur, numéro de facture, date, lignes avec montants, total. Vous vérifiez, et en un clic il crée une facture d’achat dans BC avec toutes les données pré-remplies et le PDF original joint en tant que document.

Quels formats sont pris en charge ?

• PDF, PDF numériques, PDF numérisés, PDF multipages
• Images, JPG, PNG, HEIC (photos prises au téléphone)
• Toutes les langues, anglais, français, allemand, italien, espagnol, et bien d’autres
• Toute mise en page, aucun modèle requis, l’IA s’adapte au format de chaque fournisseur

IA contre saisie manuelle : les chiffres

IA contre OCR traditionnelle

Les outils d’OCR traditionnels (Continia, ReadSoft, Kofax) exigent un modèle pour chaque mise en page de fournisseur. Lorsqu’un fournisseur modifie le format de sa facture, le modèle ne fonctionne plus et doit être reconfiguré.

Le traitement de documents par l’IA repose sur la compréhension du langage, et non sur la correspondance de modèles. Il lit le document comme le ferait un humain, comprenant que « Montant total » est un total, que « 30 jours » est une condition de paiement, et que le tableau au centre contient les lignes. Aucun modèle, aucune maintenance.

Fonctionne depuis votre téléphone

Vous recevez une facture papier ? Prenez-la en photo avec votre téléphone, ouvrez le chat web Zentriq et téléversez l’image. L’IA extrait les données et crée la facture dans BC. Vous n’avez même pas besoin d’être à votre bureau.

Sécurité

• Les documents sont traités en temps réel via votre session BC authentifiée
• L’Agent utilise vos autorisations BC : il ne peut créer que les enregistrements que vous êtes autorisé à créer
• Les documents originaux sont joints à l’enregistrement BC pour assurer la piste d’audit

Pour commencer

La capture de documents est disponible sur les modèles d’IA Advanced et Premium (4 à 8 crédits par message).

1. Installez l’extension Zentriq dans BC
2. Connectez-vous avec Microsoft
3. Téléversez votre première facture PDF