Comment créer des commandes d’achat avec l’IA dans Business Central

Créer une commande d’achat dans Business Central demande au moins 10 clics : accéder aux commandes d’achat, cliquer sur Nouveau, sélectionner le fournisseur, ajouter des lignes, saisir les numéros d’article, les quantités, les prix, confirmer. Pour les équipes qui traitent plus de 20 commandes par semaine, cela représente des heures de navigation répétitive.

Avec un agent IA, vous tapez une phrase et la commande d’achat est créée. Voici comment cela fonctionne.

La méthode traditionnelle : plus de 10 champs, 3 pages

Pour créer une commande d’achat dans BC aujourd’hui, vous devez :

1. Accéder à la liste des commandes d’achat
2. Cliquer sur « Nouveau »
3. Sélectionner le fournisseur (recherche par nom ou par numéro)
4. Attendre que les données de la fiche fournisseur se chargent
5. Aller à la section Lignes
6. Sélectionner le type de ligne (Article, Compte général, etc.)
7. Saisir le numéro d’article
8. Saisir la quantité
9. Vérifier le prix unitaire
10. Répéter pour chaque ligne
11. Définir la date de réception attendue
12. Vérifier et valider

Temps moyen : 8 à 15 minutes selon le nombre de lignes et selon que vous devez ou non rechercher les numéros d’article.

La méthode IA : une seule phrase

Avec Zentriq Agent, vous tapez :

« Crée une commande d’achat pour 500 unités de l’article 1001 et 200 unités de l’article 1928-S auprès du fournisseur 10000, livraison vendredi prochain. »

L’Agent :

1. Résout le fournisseur, recherche le fournisseur 10000, confirme le nom et la devise.
2. Résout les articles, vérifie que les articles 1001 et 1928-S existent, récupère les descriptions et les prix unitaires.
3. Calcule la date de livraison, convertit « vendredi prochain » en une date réelle.
4. Vous montre un aperçu, fournisseur, lignes, quantités, prix, total, date de livraison.
5. Attend votre approbation, rien n’est créé tant que vous n’avez pas confirmé.
6. Crée la commande d’achat, un seul appel d’API, la commande d’achat est créée avec toutes ses lignes.

Temps moyen : moins de 30 secondes.

Ce que vous pouvez dire

L’IA comprend le langage naturel, vous n’avez donc pas besoin de suivre une syntaxe rigide. Voici des exemples qui fonctionnent tous :

• « Commande 100 unités de l’article 1000 chez Fabrikam »
• « Crée une commande d’achat : fournisseur 20000, article 1928-S qté 50, article 1001 qté 300 »
• « Commande d’achat pour 1000 bureaux ATHENS auprès du fournisseur Contoso »
• « J’ai besoin de commander 200 chaises visiteur BERLIN auprès de notre fournisseur habituel »

L’Agent fait correspondre les noms de fournisseurs et les descriptions d’articles même si vous n’utilisez pas les numéros exacts.

Commandes d’achat multi-lignes

Vous pouvez créer des commandes d’achat comportant plusieurs lignes en un seul message :

« Crée une commande d’achat pour le fournisseur 10000 :
- 500 x article 1001
- 200 x article 1928-S
- 100 x article 1896-S
Livraison le 28 mars. »

L’Agent crée les trois lignes dans une seule commande d’achat avec la date de livraison indiquée.

Sécurité : approbation avant création

L’Agent ne crée jamais de commande d’achat sans votre approbation explicite. Avant l’exécution, il affiche :

• Le nom et le numéro du fournisseur
• Chaque ligne : article, description, quantité, prix unitaire, total de la ligne
• Le montant total de la commande d’achat
• La date de réception attendue

Vous vérifiez l’aperçu et tapez « Oui » pour confirmer, ou vous demandez à l’Agent de modifier avant la création.

Du panier PunchOut à la commande d’achat

La création de commandes d’achat par IA fonctionne également avec la capture de panier PunchOut. Parcourez le site d’un fournisseur, ajoutez des articles à votre panier, et Zentriq capture les données du panier et crée une commande d’achat dans BC, avec les prix en temps réel issus du site du fournisseur.

Gain de temps

Pour commencer

La création de commandes d’achat est disponible sur tous les forfaits payants. Le forfait gratuit inclut un accès en lecture pour vous permettre de tester les requêtes de données avant de passer à un forfait supérieur.

1. Installez l’extension Zentriq dans BC
2. Connectez-vous avec votre compte Microsoft
3. Tapez : « Crée une commande d’achat pour... »