Zentriq Capture installieren

Zentriq Capture aus AppSource installieren

Öffnen Sie den Zentriq-Capture-Eintrag auf Microsoft AppSource, klicken Sie auf Jetzt herunterladen und wählen Sie die Business-Central-Umgebung, in die installiert werden soll. Business Central installiert Zentriq Core mit, weil Capture darauf aufbaut. Die Installation erfolgt pro Umgebung: Wiederholen Sie sie in jeder Umgebung, die Sie nutzen möchten.

Bei Zentriq anmelden, kostenlos

Gehen Sie zu app.zentriqsoftware.com und klicken Sie auf Continue with Microsoft, mit dem Geschäftskonto, das Sie in Business Central verwenden. Die erste Person eines Unternehmens wird Inhaber seiner Zentriq-Organisation; wer sich später mit einem Konto desselben Unternehmens anmeldet, tritt ihr als Mitglied bei.

Jede neue Organisation erhält einmalig 8 Dokumente gratis. Jedes gelesene Dokument verbraucht eines, ein Dokument, das nicht gelesen werden kann, nicht. Mehr dazu unter Preise.

Business Central verbinden

Klicken Sie im Dashboard auf der Karte Connect your Business Central auf Connect with Microsoft. Das kann nur der Inhaber oder ein Admin der Organisation, mit dem Konto, mit dem er angemeldet ist, und es verbindet die ganze Organisation auf einmal. Microsoft bittet Sie um Ihre Zustimmung, dass Zentriq Business-Central-Daten in Ihrem Namen lesen und schreiben darf, im Rahmen Ihrer eigenen Business-Central-Berechtigungen, und diesen Zugriff behält, auch wenn Sie nicht angemeldet sind. Danach zeigt das Dashboard Business Central connected.

Benutzern in Business Central Zugriff geben

Weisen Sie den Berechtigungssatz Zentriq Capture (ZTQCap - Capture) allen zu, die Rechnungen prüfen und registrieren, sowie dem Business-Central-Benutzer, der in Schritt 3 verbunden hat: Zentriq schreibt die Rechnungen als dieser Benutzer. Der Satz enthält die Berechtigungen von Zentriq Core, eine Zuweisung genügt also.

Am schnellsten geht es über die Seite Zentriq Capture User Access: Benutzer markieren und Grant Zentriq Capture access wählen, oder Grant access to all users. Zuweisen kann nur ein Benutzer, der Berechtigungen vergeben darf, etwa ein Administrator.

In einer Sandbox ausgehende Aufrufe erlauben

In einer Produktionsumgebung entfällt dieser Schritt. In einer Sandbox blockiert Business Central Aufrufe von Erweiterungen ins Internet standardmässig. Öffnen Sie die Erweiterungsverwaltung, wählen Sie Zentriq Core, dann Verwalten, Konfigurieren, und aktivieren Sie HttpClient-Anforderungen zulassen (Allow HttpClient Requests). Dasselbe gilt für Zentriq Capture. Core braucht es, um Zentriq zu erreichen, Capture, um das PDF jedes Dokuments abzurufen.

Zentriq Setup öffnen und auf die Aktivierung warten

Suchen Sie in Business Central nach Zentriq Setup (auch als Kachel im Rollencenter). Beim ersten Öffnen registriert sich der Mandant bei Zentriq, und sein State zeigt Waiting for activation. Einzugeben ist nichts.

Zentriq aktiviert jeden Mandanten von Hand. Schreiben Sie an support@zentriqsoftware.com und nennen Sie die Referenz unter Installation auf der Seite. Sobald wir es bestätigen, wählen Sie Check now: Der Status wechselt auf Active, und die Seite zeigt die Adresse, die in diesem Monat gelesenen Dokumente und die verbleibenden Credits.

Rechnungen an die Adresse senden

Die Adresse steht in Zentriq Setup unter E-Mail for invoices und auf der Seite Zentriq Capture Inboxes beim Posteingang INVOICES; Show e-mail address öffnet sie in einem Fenster, aus dem Sie sie kopieren können. Leiten Sie Lieferantenrechnungen dorthin weiter, nehmen Sie sie in eine Weiterleitungsregel Ihres Postfachs auf oder geben Sie sie Ihren Lieferanten.

Jeder Anhang wird als ein Dokument gelesen:

• PDF, auch Scans. Ein PDF nach Factur-X oder ZUGFeRD wird aus den Rechnungsdaten gelesen, die es enthält.
• Bilder: JPEG, PNG oder WebP, etwa ein Handyfoto einer Rechnung.
• E-Rechnungen als XML, UBL oder CII (XRechnung, PEPPOL BIS). Enthält eine Mail XML, wird nur das XML gelesen: Das mitgeschickte PDF ist dieselbe Rechnung.

Im Zentriq Document Journal prüfen und registrieren

Die Dokumente kommen im Zentriq Document Journal mit dem Status To validate an; die Kacheln unter Invoices received im Rollencenter öffnen es. Wählen Sie ein Dokument: Kopf und Zeilen stehen darunter, die Kontrollen unter ihnen, das PDF rechts.

1. Prüfen Sie Lieferant und Zeilen. Jede Zeile braucht ein Sachkonto oder einen Artikel: Wählen Sie eines aus, wo es fehlt. Die Kontrollen zeigen, worauf zu achten ist, etwa Summen, MwSt., QR-Rechnung, IBAN oder ein Duplikat.
2. Wählen Sie Register. Das erstellt in Business Central eine Einkaufsrechnung oder eine Einkaufsgutschrift mit dem PDF als Anhang und fragt vorher nach, wenn eine Kontrolle fehlgeschlagen ist oder die Belegnummer des Lieferanten schon existiert.
3. Register bucht nie. Der Einkaufsbeleg wartet in Business Central als Entwurf, und Sie buchen ihn dort selbst, nach Ihren gewohnten Regeln. Reject lässt ein Dokument als abgelehnt im Journal stehen und erstellt nichts.