15. Februar 2025 · 7 Min. Lesezeit · Vom Zentriq-Team
Manuelle Dateneingabe ist der stille Produktivitätskiller in jedem ERP-System. Ob Sie Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP oder Oracle einsetzen, Ihr Team verbringt jede Woche Stunden damit, Daten einzutippen, die bereits anderswo vorhanden sind, auf einer Lieferanten-Website, in einer Rechnungs-PDF oder in einer Tabelle eines Kollegen.
Die Kosten sind enorm. Branchenstudien schätzen, dass die manuelle Dateneingabe 20–30 % der Arbeitszeit eines Finanz- oder Einkaufsteams in Anspruch nimmt. Und über den Zeitaufwand hinaus gibt es die Fehlerquote: Menschen machen bei etwa 1 % der Tastenanschläge Fehler, was sich über Tausende von Feldern pro Woche zu kostspieligen Bestellfehlern, Zahlungsabweichungen und Prüfungsproblemen summiert.
Hier sind fünf praktische Wege, die manuelle Dateneingabe in Ihrem ERP zu reduzieren oder zu beseitigen, mit Fokus auf Business Central.
Jedes Mal, wenn ein Einkäufer auf einer Lieferanten-Website einkauft, stellt er einen Warenkorb voller Produkte zusammen, mit Namen, SKUs, Mengen und Preisen. Anschließend wechselt er zu Business Central und tippt alles erneut ein. Diese Doppelerfassung ist die größte einzelne Quelle manueller Dateneingabe im Einkauf.
Die Lösung: Nutzen Sie die KI-gestützte Warenkorberfassung, um Warenkorbdaten direkt in Ihr ERP zu übertragen. Tools wie Zentriq PunchOut verwenden eine Browser-Erweiterung, die die Warenkorbseite jeder beliebigen Lieferanten-Website mit KI liest und automatisch Bestellanforderungs-Zeilen in Business Central erstellt. Kein Kopieren und Einfügen, kein erneutes Tippen, keine Integration pro Lieferant.
Eingesparte Zeit: 10–30 Minuten pro Bestellung, je nach Anzahl der Positionen.
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Ihr Posteingang ist voller Dokumente, die strukturierte Daten in unstrukturierten Formaten enthalten (PDFs, gescannte Bilder, E-Mails). Diese Daten manuell in Ihr ERP zu übertragen, ist mühsam und fehleranfällig.
Die Lösung: Die KI-Belegverarbeitung (manchmal als intelligentes OCR bezeichnet) liest Dokumente so, wie ein Mensch es tun würde, sie versteht den Kontext, nicht nur Pixel. Modernes KI-OCR extrahiert Kreditorennamen, Positionen, Beträge, Steueraufschlüsselungen, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdaten aus jedem Rechnungslayout, unabhängig von Sprache oder Format.
Anders als vorlagenbasierte OCR-Systeme, die versagen, wenn ein Lieferant sein Rechnungsdesign ändert, passt sich die KI-basierte Extraktion automatisch an. Zentriq Document Capture verarbeitet Rechnungen beispielsweise in Sekunden und erstellt Eingangsrechnungsentwürfe direkt in Business Central.
Eingesparte Zeit: 5–15 Minuten pro Rechnung, plus eine deutliche Reduktion von Buchungsfehlern.
Wenn Ihr Team Daten manuell zwischen Systemen überträgt, CRM-Datensätze ins ERP kopiert, Lagerbestände erneut eintippt oder Tabellen aus einer App exportiert, um sie in eine andere zu importieren, dann erledigen Sie Arbeit, für die APIs gemacht sind.
Die Lösung: Verbinden Sie Ihre Systeme über direkte API-Integrationen oder Middleware-Plattformen wie Power Automate, Make oder Zapier. Business Central verfügt über einen robusten Satz von REST-APIs, mit denen andere Systeme Daten lesen und schreiben können, Kreditoren, Artikel, Bestellungen, Rechnungen und mehr.
Beginnen Sie mit den Datenflüssen mit dem höchsten Volumen. Wenn Sie mehr als 50 Datensätze pro Woche zwischen zwei Systemen übertragen, ist das ein starker Kandidat für die API-Automatisierung.
Eingesparte Zeit: sehr unterschiedlich, doch die Automatisierung eines einzelnen Datenflusses mit hohem Volumen spart typischerweise 2–5 Stunden pro Woche.
Manchmal werden die einfachsten Lösungen am ehesten übersehen. Wenn Ihr Team immer wieder dieselben Werte in dieselben Felder eintippt, dieselben Zahlungsbedingungen für einen wiederkehrenden Kreditor, dasselbe Sachkonto für eine Einkaufskategorie, dieselben Dimensionscodes, können Sie diese Wiederholung mit Vorlagen und Standardwerten beseitigen.
Die Lösung: Verwenden Sie in Business Central Konfigurationsvorlagen, Kreditorenvorlagen und Artikelvorlagen, um Standardwerte vorab auszufüllen. Legen Sie Standarddimensionen für Kreditoren und Artikel fest. Nutzen Sie Filter und gespeicherte Ansichten in der Bestellanforderung, um die Navigationszeit zu minimieren. Jedes Feld, das Sie vorab ausfüllen, ist ein Feld, das Ihr Team nie eintippen muss.
Eingesparte Zeit: 1–3 Minuten pro Datensatz, was sich bei Prozessen mit hohem Volumen auf Stunden pro Woche summiert.
Ein überraschend großer Teil der „Dateneingabe“-Zeit wird tatsächlich für die Datenbeschaffung aufgewendet, zur richtigen Seite navigieren, Filter anwenden, Ergebnisse durchsehen und dann Informationen von einem Datensatz in einen anderen kopieren. Ein KI-Assistent kann diesen gesamten Prozess abkürzen.
Die Lösung: Nutzen Sie einen dialogfähigen KI-Assistenten, der in Ihr ERP eingebettet ist. Stellen Sie ihm Fragen wie „Was war der letzte Preis, den wir für Artikel 1896-S bezahlt haben?“ oder „Zeige mir alle offenen Bestellungen für Kreditor 10000“ und erhalten Sie sofort Antworten, ohne irgendwohin navigieren zu müssen. Manche KI-Assistenten können auch Datensätze aus natürlichsprachigen Anweisungen erstellen, „Erstelle eine Bestellung über 100 Stück von Artikel 2000 bei Kreditor 30000“, was das Ausfüllen von Formularen vollständig überflüssig macht.
Eingesparte Zeit: 1–2 Minuten pro Abfrage und deutlich mehr bei der KI-gestützten Datensatzerstellung.
Sie müssen nicht alle fünf auf einmal umsetzen. Beginnen Sie damit, herauszufinden, wo Ihr Team die meiste Zeit mit manueller Dateneingabe verbringt. Für die meisten Einkaufs- und Finanzteams sind das die beiden größten Posten: die Erfassung vom Warenkorb ins ERP und die Rechnungsverarbeitung, und genau dort liefert die KI den schnellsten ROI.
Das Ziel ist nicht, den Menschen aus dem Prozess zu entfernen, sondern die Teile des Prozesses, die keinen Menschen erfordern. Dateneingabe ist mechanische Arbeit. Entscheidungen, Lieferantenbeziehungen und strategischer Einkauf sind die Bereiche, in denen Ihr Team echten Mehrwert schafft.
Zentriq deckt die Tipps 1, 2 und 5 von Haus aus für Business Central ab, KI-Warenkorberfassung, KI-Belegverarbeitung und einen KI-Assistenten, alles direkt in BC integriert. Keine komplexe Einrichtung, keine Integration pro Lieferant und ein kostenloser Tarif für den Einstieg.
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