15 février 2025 · 7 min de lecture · Par l'équipe Zentriq
La saisie manuelle de données est le tueur silencieux de productivité dans tout système ERP. Que vous utilisiez Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP ou Oracle, votre équipe passe chaque semaine des heures à ressaisir des données qui existent déjà ailleurs : sur le site d'un fournisseur, dans un PDF de facture ou dans un tableur transmis par un collègue.
Le coût est considérable. Des études sectorielles estiment que la saisie manuelle de données absorbe 20 à 30 % des heures de travail d'une équipe financière ou d'achats. Et au-delà du coût en temps, il y a le taux d'erreur : les humains se trompent sur environ 1 % des frappes, ce qui, cumulé sur des milliers de champs par semaine, se traduit par des erreurs de commande coûteuses, des écarts de paiement et des problèmes d'audit.
Voici cinq moyens concrets de réduire, voire d'éliminer, la saisie manuelle de données dans votre ERP, en mettant l'accent sur Business Central.
Chaque fois qu'un acheteur fait ses emplettes sur le site d'un fournisseur, il constitue un panier rempli de produits, avec leurs noms, références (SKU), quantités et prix. Il bascule ensuite vers Business Central et ressaisit le tout. Cette double saisie est, à elle seule, la principale source de saisie manuelle de données dans les achats.
La solution : Utilisez la capture de panier propulsée par l'IA pour transférer les données du panier directement dans votre ERP. Des outils comme Zentriq PunchOut s'appuient sur une extension de navigateur qui lit, grâce à l'IA, la page panier de n'importe quel site fournisseur et crée automatiquement des lignes de feuille demande dans Business Central. Plus de copier-coller, plus de ressaisie, aucune intégration par fournisseur.
Temps économisé : 10 à 30 minutes par commande d'achat, selon le nombre de lignes.
Factures, bons de livraison, confirmations de commande : votre boîte de réception regorge de documents qui contiennent des données structurées prisonnières de formats non structurés (PDF, images numérisées, courriels). Extraire manuellement ces données vers votre ERP est fastidieux et source d'erreurs.
La solution : Le traitement de documents par IA (parfois appelé OCR intelligent) lit les documents comme le ferait un humain, en comprenant le contexte et non seulement les pixels. L'OCR par IA moderne extrait les noms de fournisseurs, les lignes d'articles, les montants, les ventilations de taxes, les conditions de paiement et les dates d'échéance de n'importe quelle mise en page de facture, quelle que soit la langue ou le format.
Contrairement aux systèmes OCR basés sur des modèles, qui défaillent dès qu'un fournisseur modifie la conception de sa facture, l'extraction fondée sur l'IA s'adapte automatiquement. Zentriq Document Capture, par exemple, traite les factures en quelques secondes et crée des brouillons de facture d'achat directement dans Business Central.
Temps économisé : 5 à 15 minutes par facture, avec en prime une réduction significative des erreurs de comptabilisation.
Si votre équipe transfère manuellement des données entre systèmes, copiant des fiches CRM dans l'ERP, ressaisissant des inventaires d'entrepôt ou exportant des tableurs d'une application pour les importer dans une autre, elle effectue un travail que les API ont été conçues pour prendre en charge.
La solution : Connectez vos systèmes au moyen d'intégrations d'API directes ou de plateformes middleware comme Power Automate, Make ou Zapier. Business Central dispose d'un ensemble robuste d<link>API REST</link> qui permettent à dautres systèmes de lire et d'écrire des données : fournisseurs, articles, commandes d'achat, factures, et bien plus encore.
Commencez par les flux de données à plus fort volume. Si vous transférez plus de 50 enregistrements par semaine entre deux systèmes, c'est un excellent candidat à l'automatisation par API.
Temps économisé : Très variable, mais automatiser un seul flux de données à fort volume permet généralement d'économiser 2 à 5 heures par semaine.
Parfois, les solutions les plus simples sont les plus négligées. Si votre équipe saisit répétitivement les mêmes valeurs dans les mêmes champs, les mêmes conditions de paiement pour un fournisseur récurrent, le même compte général pour une catégorie d'achats, les mêmes codes de dimension, vous pouvez éliminer cette répétition grâce aux modèles et aux valeurs par défaut.
La solution : Dans Business Central, utilisez les modèles de configuration, les modèles de fournisseur et les modèles d'article pour préremplir les valeurs standard. Définissez des dimensions par défaut sur les fournisseurs et les articles. Utilisez les filtres et les vues enregistrées de la feuille demande pour réduire le temps de navigation. Chaque champ que vous préremplissez est un champ que votre équipe n'a jamais à saisir.
Temps économisé : 1 à 3 minutes par enregistrement, ce qui représente des heures par semaine pour les processus à fort volume.
Une part étonnante du temps de « saisie de données » est en réalité consacrée à la récupération de données : naviguer jusqu'à la bonne page, appliquer des filtres, parcourir les résultats, puis copier des informations d'un enregistrement vers un autre. Un assistant IA peut court-circuiter l'ensemble de ce processus.
La solution : Utilisez un assistant IA conversationnel intégré à votre ERP. Posez-lui des questions telles que « Quel est le dernier prix payé pour l'article 1896-S ? » ou « Montre-moi toutes les commandes d'achat ouvertes pour le fournisseur 10000 » et obtenez des réponses instantanées sans naviguer nulle part. Certains assistants IA peuvent également créer des enregistrements à partir d'instructions en langage naturel, « Crée une commande d'achat de 100 unités de l'article 2000 auprès du fournisseur 30000 », ce qui élimine complètement le remplissage de formulaires.
Temps économisé : 1 à 2 minutes par recherche, et bien davantage pour la création d'enregistrements assistée par IA.
Vous n'êtes pas obligé de mettre en œuvre les cinq mesures d'un coup. Commencez par identifier là où votre équipe passe le plus de temps en saisie manuelle de données. Pour la plupart des équipes d'achats et de finance, les deux premiers postes sont la saisie du panier vers l'ERP et le traitement des factures, et c'est précisément là que l'IA offre le retour sur investissement le plus rapide.
L'objectif n'est pas d'éliminer les humains du processus, mais d'éliminer les parties du processus qui n'ont pas besoin d'un humain. La saisie de données est un travail mécanique. La prise de décision, les relations avec les fournisseurs et l'approvisionnement stratégique sont les domaines où votre équipe apporte une réelle valeur ajoutée.
Zentriq couvre les conseils n° 1, n° 2 et n° 5 dès l'installation pour Business Central, capture de panier par IA, traitement de documents par IA et assistant IA, le tout intégré directement dans BC. Aucune configuration complexe, aucune intégration par fournisseur, et un forfait gratuit pour démarrer.
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