15 janvier 2025 · 9 min de lecture · Par l'équipe Zentriq
La gestion des comptes fournisseurs (CF) est l'un des processus les plus chronophages de tout service financier. Pour les entreprises qui utilisent Microsoft Dynamics 365 Business Central, le flux de travail des comptes fournisseurs implique généralement de réceptionner les factures des fournisseurs, de les saisir manuellement dans le système, de les rapprocher des commandes d'achat et des réceptions, de résoudre les écarts, puis de traiter les paiements. Chaque étape est longue et sujette aux erreurs.
Dans cet article, nous décortiquons les principaux points de friction des comptes fournisseurs dans Business Central et montrons comment l'automatisation par l'IA peut éliminer le travail manuel à chaque étape, de la réception de la facture jusqu'au paiement.
Le plus grand gouffre de temps dans les comptes fournisseurs est la saisie des données de facture dans Business Central. Pour chaque facture, le gestionnaire des comptes fournisseurs doit identifier le fournisseur, créer un enregistrement de facture d'achat, saisir chaque ligne (description, quantité, prix unitaire, compte général), ajouter les informations de taxe, puis renseigner les conditions de paiement et la date d'échéance. Une facture de 10 lignes prend de 5 à 15 minutes à saisir manuellement.
Pour une entreprise qui traite 200 factures par mois, cela représente de 17 à 50 heures de pure saisie de données, rien que pour la capture des factures. Et le taux d'erreur de la saisie manuelle est généralement de 1 à 3 %, ce qui signifie que plusieurs factures par mois comporteront des erreurs entraînant des retards de paiement, des litiges avec les fournisseurs ou des constats d'audit.
Le rapprochement à trois voies consiste à vérifier qu'une facture correspond à la fois à la commande d'achat (ce qui a été commandé) et à la réception des marchandises (ce qui a été reçu). Dans Business Central, cela revient à comparer les lignes de la facture aux lignes de la commande d'achat et aux réceptions comptabilisées, en vérifiant les quantités, les prix et les montants.
Lorsque tout concorde, c'est simple. Mais lorsqu'il y a des écarts — une livraison partielle, un changement de prix, une différence de quantité —, le gestionnaire des comptes fournisseurs doit enquêter. Cela implique souvent de consulter plusieurs pages dans BC, de contacter le fournisseur, de solliciter l'équipe achats et de prendre des décisions au cas par cas. La résolution d'un écart peut prendre de 15 à 30 minutes par facture.
La plupart des entreprises exigent une approbation pour les factures dépassant certains seuils ou s'écartant des conditions contractuelles. Dans Business Central, la mise en place de flux d'approbation est possible, mais souvent fastidieuse. Les gestionnaires des comptes fournisseurs se rabattent fréquemment sur des approbations par e-mail, qui ne laissent aucune piste d'audit et créent des goulots d'étranglement lorsque les approbateurs tardent à répondre.
Une fois les factures approuvées et comptabilisées, elles doivent être intégrées aux campagnes de paiement. Les équipes des comptes fournisseurs doivent sélectionner les factures à régler, tenir compte des escomptes pour paiement anticipé, gérer le calendrier de trésorerie et générer les fichiers de paiement destinés à la banque. Dans Business Central, cela passe par la feuille paiement, les écritures comptables fournisseur et les formats d'export bancaire — un processus qui exige une grande vigilance pour éviter les doubles paiements ou les escomptes manqués.
Le traitement des factures par l'IA élimine la saisie manuelle en lisant les factures comme le ferait un humain, mais en quelques secondes au lieu de plusieurs minutes. Voici comment cela fonctionne avec Zentriq Document Capture :
L'ensemble du processus prend moins de 30 secondes par facture, contre 5 à 15 minutes en manuel. La précision de l'IA dépasse 95 % pour les formats de facture standard, et chaque extraction est soumise à une vérification humaine : rien n'est comptabilisé sans votre approbation.
Une fois les données de facture présentes dans BC, l'étape suivante consiste à les rapprocher des commandes d'achat et des réceptions. Zentriq peut vous y aider en recoupant les lignes de la facture avec les lignes de commande d'achat ouvertes et les réceptions comptabilisées, en mettant en évidence les correspondances et en signalant les écarts à examiner.
Pour les factures qui concordent parfaitement, le gestionnaire des comptes fournisseurs n'a qu'à confirmer et comptabiliser. En cas d'écart, l'IA indique précisément quelles lignes ne correspondent pas et quelles sont les différences, ce qui évite le temps passé à comparer manuellement les documents.
Les flux d'approbation intégrés à Business Central peuvent être configurés pour acheminer les factures vers le bon approbateur selon le montant, le fournisseur ou le service. Combinés aux données extraites par l'IA, les approbateurs disposent dès le départ d'enregistrements de facture complets et exacts, ce qui réduit les allers-retours et accélère le cycle d'approbation.
Pour les entreprises qui utilisent Microsoft Teams, les notifications d'approbation BC peuvent être envoyées directement dans les canaux Teams, ce qui permet aux approbateurs de vérifier et d'approuver facilement depuis leur téléphone ou leur ordinateur.
Lorsque les factures sont capturées avec précision et comptabilisées rapidement, les campagnes de paiement deviennent bien plus simples. Les équipes des comptes fournisseurs peuvent utiliser la fonction « Suggérer paiements fournisseur » de BC en toute confiance, sachant que les données de facture sous-jacentes sont exactes et complètes. L'assistance de l'IA peut également aider à repérer les opportunités d'escompte pour paiement anticipé — « Quelles factures à échéance cette semaine bénéficient d'un escompte pour paiement anticipé ? » — via l<link>Agent Zentriq</link>.
Calculons le retour pour une entreprise qui traite 200 factures par mois :
Total : environ 48 heures économisées par mois, soit près d'un tiers d'un employé à temps plein, rien qu'en automatisant le traitement des factures. Ajoutez à cela les pénalités de retard évitées, les escomptes pour paiement anticipé saisis et l'amélioration des relations fournisseurs, et la valeur totale est encore plus élevée.
L'automatisation des comptes fournisseurs est la plus puissante lorsqu'elle s'inscrit dans un flux achat-paiement complet. En combinant la capture de panier par l'IA (pour créer des commandes d'achat à partir des sites des fournisseurs) avec le traitement de documents par l'IA (pour capturer les factures), toute la chaîne est automatisée :
L'automatisation des comptes fournisseurs ne consiste pas à retirer l'humain de la boucle. Elle consiste à supprimer la saisie manuelle des données pour que votre équipe des comptes fournisseurs puisse se concentrer sur les exceptions, les relations fournisseurs et la stratégie de trésorerie — le travail qui exige réellement le jugement humain.
Zentriq rend l'automatisation des comptes fournisseurs accessible aux utilisateurs de Business Central de toutes tailles. Aucune configuration complexe, aucune intégration par fournisseur, aucun volume minimum. Téléversez votre première facture dès aujourd'hui et voyez l'extraction par l'IA à l'œuvre.
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